Методология приоритизации RICE – делаем сложные решения проще

Как понять, над чем работать в первую очередь? Как решить вечную проблему – расстановку приоритетов при выполнении проектов? Часто в ход идёт не только прагматичный и рациональный расчёт, но и интуиция, чутьё, догадки. Добавьте сюда внешнее давление, и станет понятно, какой это непростой процесс.

А между тем, существует популярная система расстановки приоритетов, которая позволяет дать количественный ответ на вопрос «Что же делать в первую очередь?».

Из истории метода

Метод, известный как матрица RICE или методология RICE, помогает расставить всё по полочкам, перестав опираться на интуицию и перейдя к более надёжным цифровым показателям.

Суть метода заключается в том, чтобы проанализировать несколько факторов, которые относятся к каждой задаче/проекту, чтобы понять, в каком порядке их выполнять. Работает он как для бизнеса, так и для других сфер.

Автор метода RICE – Шон Макбрайд. Он назвал своё детище по первым буквам в названии четырёх параметров, которые нужно проанализировать для определения приоритетности задачи или проекта: Reach, Impact, Confidence и Effort.

В то время Макбрайд работал менеджером проектов в компании Intercom, которая занималась разработкой программного обеспечения для обмена сообщениями. Вместе с коллегами он искал подходящую систему расстановки приоритетов, способную улучшить внутренние процедуры принятия решений, и пришёл к выводу, что проще изобрести что-то своё. То, что решило бы проблемы его команды.

Сказано – сделано.

Формула RICE позволяла сравнить потенциал различных проектов, функций или идей с точки зрения влияния на достижение поставленной цели. Поэтому решение можно принять не на основе догадок, а по математической формуле, что позволило стандартизировать процесс.

Как работает метод RICE

Проведение оценки по шкале RICE позволяет определить количественную ценность задач и упростить сортировку, когда придёт время их выполнять.

Формула для расчёта веса каждой задачи (идеи, функции/фичи):

Расшифровка критериев, которые используются в формуле:

1. Reach – охват (люди, на которых повлияет идея в течение определённого периода времени).

Сколько человек затронет проект/изменение/новая функция и т.п.

Поскольку речь идёт о формуле, нужно обеспечить максимальную точность данных, используя пользовательскую аналитику, опросы потребителей и/или маркетинговые исследования.

Пример: по прогнозам, новой функцией воспользуются 40 процентов пользователей (100 000 человек). Значит, значение reach в формуле будет равно 40 000.

2. Impact – влияние, воздействие (то, как задача повлияет на достижение цели).

Этот критерий в большей степени строится на предположениях и догадках, а ещё его сложно оценить количественно. Поэтому Макбрайд предложил оценивать примерно, взяв за основу следующую шкалу:

• 3 — массовое воздействие (максимальное из возможных);
• 2 — сильное воздействие (значимое в условиях проекта);
• 1 — воздействие средней силы/значимости;
• 0,5 — воздействие есть, но оно слабое;
• 0,25 — минимально возможное воздействие.

Пример: новый экран оформления подписки может существенно повлиять на коэффициент конверсии для всей аудитории. Поэтому смело можно присвоить оценку Impact 3 балла. Но если небольшое изменение в пользовательском интерфейсе позволит снизить количество обращений пользователей в службу поддержки, например, если их и так было немного, то вполне можно поставить оценку Impact 0,5 балла.

Кто-то использует собственные шкалы от 1 до 5 или от 1 до 10, такое тоже возможно. Главное, чтобы для всех расчётов шкала была одна и та же.

3. Confidence – уверенность в оценке остальных трёх факторов.

Тоже субъективный параметр, но он важен для того, чтобы можно было остудить пыл менеджеров в отношении проектов, которые кажутся многообещающими, но чьи показатели охвата, влияния и количества требуемых ресурсов не подкреплены точными данными.

Это своего рода страховка на случай, если остальные значения в формуле очень приблизительные.

Выражается Confidence в процентах:

• 100 % - если есть количественные показатели и результаты исследований, которые помогли определить охват, влияние и трудозатраты;
• 80 % - если есть данные, подтверждающие два критерия, например влияние и усилия, но нет полной уверенности в охвате;
• 50 % - нет полной уверенности ни в одном из критериев.

Цифра менее 50 % не используется, поскольку она указывает на практически стопроцентный провал.

4. Effort – количество требуемых человеко-ресурсов (усилия, трудозатраты).

Рассчитываются в «человеко-месяцах», то есть в объёме работы, которую человек может выполнить за месяц. Представьте, что при выполнении конкретной задачи уходит 1 месяц на проектирование и 1 месяц на выполнение: значит, effort равен 2 (человеко-месяца).

Иногда effort рассчитывается в человеко-часах, человеко-неделях, спринтах и т.д. Или просто в часах, днях, неделях, месяцах. Всё зависит от специфики проекта. Опять же, важно использовать единый формат, чтобы итоговые расчёты соотносились между собой.

Effort – единственный «негативный» фактор, поэтому в формуле RICE он используются в качестве знаменателя. Чем больше усилий придётся приложить и чем больше времени потребуется на завершение проекта, тем выше будет показатель трудозатрат и тем ниже будет показатель RICE для проекта.

Далее остаётся только подставить значения в формулу, чтобы провести окончательные вычисления. Для каждой задачи в проекте будет свой коэффициент RICE. Чем он больше, тем выше приоритет конкретной задачи.

Как рассчитать метрики RICE для задач – предметный пример

Предположим, что команда предлагает на реализацию новые фичи для сервиса онлайн-опросов, как WebAsk:

1. Создание опросов с искусственным интеллектом (ИИ).
2. SSO-авторизация (для корпоративного сектора).
3. Прикрепление к опросам промокодов (для стимулирования активности в маркетинговых целях).

После детальной оценки каждой из фич в разрезе факторов RICE были получены следующие результаты:

	Охват	Влияние	Уверенность	Затраты
Фича 1 (ИИ)	Около 7000 пользователей	3 (максимальное)	80% (0,8)	8 человеко-недель
Фича 2 (SSO)	Около 2000 пользователей	3 (максимальное)	100% (1,0)	5 человеко-недель
Фича 3 (промокоды)	Около 1500 пользователей	2 (высокое)	90% (0,9)	3 человеко-недели

Считаемся:

	Формула	Итоговый балл
Фича 1 (ИИ)	(7000 * 3 * 0.8) / 8	2100
Фича 2 (SSO)	(2000 * 3 * 1.0) / 5	1200
Фича 3 (промокоды)	(1500 * 2 * 0.9) / 3	900

Получается, что наиболее правильным будет реализовать сначала интеграцию с нейросетями (ИИ, 2100 баллов), вторым – SSO-вход (1200 баллов), и только потом браться за промокоды (900 баллов, это наименьшее значение из всех).

Нашим клиентам беспокоиться не о чем, все эти опции мы уже реализовали.

Другие примеры из практики – где и для чего можно применять RICE

Наглядно опишем применение RICE в разных сферах:

Управление продуктом

Менеджер ищет функции или улучшения, на которых стоит сосредоточиться в первую очередь. Команда предлагает идеи. Чтобы исключить субъективный фактор, используют RICE – менеджер оценивает идеи и определяет, какие функции принесут наибольшую пользу пользователям и при этом будут соответствовать целям проекта.

Маркетинговые кампании

Руководитель отдела маркетинга рассматривает идеи рекламных кампаний, и не может решить, с чего начать. Он использует метод RICE, чтобы оценить охват каждой кампании, определить влияние на коэффициент конверсии, оценить достоверность на основе предыдущих данных и рассчитать трудозатраты, чтобы понять, сколько человек должны работать и как долго. Это помогает выбрать кампании, которые с наибольшей вероятностью принесут максимальную прибыль.

Управление ИТ-проектами

Метод RICE помогает менеджерам команд определить приоритетность задач, особенно когда кажется, что пришло время сделать всё и сразу: обновить технологии, программное обеспечение и улучшить пользовательский опыт. С помощью метода RICE ИТ-отделы могут лучше распределять рабочую нагрузку и повышать успешность проектов, избегая при этом выгорания.

Преимущества использования метода RICE

• Прозрачная расстановка приоритетов даёт понимание того, какие идеи заслуживают внимания и почему, исключая предвзятость и субъективность. Это укрепляет доверие в команде.
• Универсальность позволяет адаптировать RICE для оценки проектов, концепций, функций, а также для обновлений и улучшений продуктов в компаниях с разной специализацией.
• Время и ресурсы тратятся на наиболее перспективные проекты.

• Командам может быть полезно пересмотреть показатели, которые используются в формуле, и запросить дополнительные данные у других отделов.
• Метод учитывает несколько различных факторов, что помогает руководителям проектов лучше понимать общую картину.
• RICE предполагает проведение исследований для повышения надёжности, что полезно для любых проектов.

Метод полезен для команд, обладающих разным количеством ресурсов, в том числе тех, которые не могут позволить себе работать над несколькими задачами одновременно. Он способствует улучшению работы в команде, так как участники могут выбирать, за какие проекты браться в первую очередь, что повышает их мотивацию и вовлечённость.

Недостатки метода

• Неточность и противоречивость, особенно если для расчёта используются устаревшие данные или догадки.
• Сложность, поскольку требуется большое количество данных и аналитических материалов.
• Субъективность при определении влияния и охвата.
• Игнорирование улучшений, которые могут проявиться не сразу.

Чтобы снизить влияние негативных факторов, предлагаем:

• Предоставить команде свободу действий. Если нужно выбрать между двумя задачами с одинаковым количеством баллов, пусть команда сама решит, над какой из них работать в первую очередь.
• Не переживать, если приоритет приходится отдавать задачам, которые получили невысокую оценку RICE, но по какой-то причине требуют немедленного выполнения.
• Не забывать, что RICE даёт примерную оценку, и, если разница составляет несколько баллов, вполне можно выбрать тот, критерии подсчёта которого были более достоверными.

Помните, что хотя RICE помогает организациям по всему миру оптимизировать свою работу и эффективнее достигать поставленных целей, его надёжность далека от 100 %. Дополняйте его другими методами, чтобы результат получился более достоверным.