О чём спрашивать сотрудников при увольнении

Сотрудники могут уходить по разным причинам, от недовольства текущими условиями до поиска новых возможностей в сторонних компаниях.

Это не трагедия, а часть бизнеса, и работодатель может извлечь из процесса увольнения работников свою выгоду, запросив у увольняющихся обратную связь и получив важные аналитические данные для своего HR-отдела.

Собрать эти данные поможет личное собеседование при увольнении (exit-интервью) и заполнение сотрудником стандартной анкеты. Оба подхода должны работать в паре, комплексно. Подробнее о пользе опросов для HR.

Конечная цель – не убедить сотрудника остаться (этот исход крайне маловероятен), а создать более благоприятную рабочую атмосферу, чтобы все остальные работники, включая новичков, хотели работать в команде и дальше. Попутно можно простимулировать эффект роста рекомендаций, по аналогии с адвокатами бренда, уволившиеся сотрудники могут рекомендовать вас в качестве работодателя своим друзьям и знакомым.

В этой статье расскажем, какие вопросы можно задать лично и включить в опросник, и как использовать полученную информацию с максимальной пользой. Собеседование и анкетирование рекомендуется проводить в последние дни работы сотрудника или (на крайний случай) в течение недели после его официального увольнения. Затем мотивация отвечать на вопросы резко снизится, да и определённые детали могут стереться из памяти.

Общие вопросы для собеседования

Открытые вопросы, которые проливают свет на полученный работником опыт, задаёт сотрудник отдела персонала. Важно заверить человека, что его ответы не будут иметь негативных последствий и будут использованы исключительно в аналитических целях, наряду с данными, полученными от других увольняющихся. Ещё лучше, если данные будут заноситься в систему анонимно.

Примеры вопросов данной группы:

• Что вам нравилось в вашей должности? Что, по вашему мнению, можно было бы изменить?

Опыт человека, который провёл какое-то время на конкретной должности, поможет взглянуть на проблему изнутри – и узнать, какие улучшения принесут пользу как будущим сотрудникам, так и бизнесу в целом. Здесь же можно задать вопрос о том, что больше всего не нравилось.

• Было ли у вас всё, что необходимо, для выполнения своих должностных обязанностей?

Этот вопрос проливает свет на оснащенность рабочего места и наличие требуемых компетенций. Возможно, сотруднику не хватило обучения в ходе адаптации, технических средств работы или свободы принятия решений. Выявление недостатков поможет лучше подготовить человека, который придёт на его место, к успешной работе.

• Соответствовали ли ваши должностные обязанности должностному регламенту?

По мере развития компании должностные обязанности сотрудников часто меняются. Это может привести к тому, что в конце срока работы в компании сотрудник будет выполнять совсем не ту работу, которая была указана в его должностной инструкции. Задав этот вопрос, вы сможете понять, чем именно занимался ваш сотрудник и нужно ли вам реструктурировать штатное расписание или пересмотреть должностную инструкцию. Это один из самых действенных методов профилактики выгорания на рабочем месте.

• Какие возможности для развития наиболее важны для вас?

Вероятнее всего, вы уже не сможете удержать уходящего, но понимание того, какие возможности нужно предоставить остальным для развития и роста, крайне важно для вовлечённости сотрудников и удержания персонала.

• Что вам нравилось в корпоративной культуре и что бы вы хотели изменить?

Корпоративная культура оказывает значительное влияние на коллектив, но сформировать её бывает непросто. Возможно, бывший сотрудник поможет понять, какие элементы корпоративной культуры нуждаются в улучшении.

• Что заставило вас искать новую работу?

Увольнение может быть как частью естественного этапа в карьере, когда человек достиг своего потолка в текущей компании, так и результатом возникновения каких-то проблем, которые повлияли на решение сотрудника уйти. Выявление и устранение этих проблем поможет избежать высокой текучести кадров.

• Что мы могли бы улучшить, на ваш взгляд?

Это идеальный вопрос для завершения собеседования при увольнении. Если волнующие его вопросы не были затронуты в ходе собеседования, то в ответе на этот вопрос человек сможет рассказать, что именно его беспокоит (если такое действительно есть).

Даже если сотрудник решил уйти из вашей компании из-за конфликта и проблем, вы всё равно должны сделать всё возможное, чтобы сохранить с ним хорошие отношения. Это может быть выгодно обеим сторонам в будущем. Поэтому опытные HR-менеджеры советуют задать ещё один важный вопрос: 

• Можем ли мы сделать или дать вам что-то ещё?

Имеется ввиду обеспечение плавного перехода с должности в вашей компании на должность в другой. Возможно, сотруднику требуется рекомендательное письмо или увольнение с определенного числа. Если это не вредит компании и рабочему процессу, можно выполнить его пожелания, тем самым оставив хорошие впечатления и заручившись его лояльностью на будущее.

Вопросы для анкетирования увольняющегося сотрудника

Помимо или вместо собеседования (в зависимости от возможностей и желания бизнеса), можно провести анкетирование.

Опрос рекомендуется проводить анонимно, чтобы человек мог отвечать максимально откровенно. Удобнее провести опрос в электронном виде, чтобы упростить обработку полученных данных (кластеризовать обратную связь), например, с помощью конструктора WebAsk на основе типового шаблона опроса при увольнении сотрудника.

Ссылку на такой опрос можно отправить внутри электронного письма или в сообщении мессенджера, а форму можно разместить на сайте компании (на определённой странице) или на отдельном домене/поддомене. Если сотруднику проще использовать смартфон, то можно воспользоваться генератором QR-кодов для быстрого ввода адреса с камеры устройства.

Вопросы в анкете могут быть открытыми и закрытыми, с готовыми шкалами и без. Рекомендуется использовать и первые, и вторые, чтобы получить максимально развёрнутые ответы, но при этом минимизировать ручной труд при обработке данных.

Если перед анкетированием вы провели устное собеседование, то вопросы по возможности не должны повторяться. Хотя это не строгое правило.

Какие вопросы включить в опросник для увольняющихся (примеры):

• Какая причина заставила вас искать новую работу?
• По шкале от 1 до 10, как бы вы оценили свой опыт работы в нашей компании?
• Что вам больше всего нравилось в вашей работе?
• Что вам больше всего не нравилось?
• Какие правила, установленные компанией, было тяжело соблюдать?
• Оцените по шкале от 1 до 5 вовлечённость руководителей в проблемы персонала.
• Хотели ли бы вы вернуться в нашу компанию в будущем на другую должность?
• Чем ваше новое место работы привлекательнее старого?
• Что может сделать наша компания, чтобы удержать сотрудников от увольнения?
• Насколько вероятно, что вы порекомендуете нашу компанию другим людям в качестве потенциального работодателя?

Как провести eNPS-опрос.

Если сотрудник подчинялся одному или нескольким руководителям, стоит также выяснить, какие между ними сложились отношения. Есть мнение, что люди уходят не с плохой работы, а от плохих начальников. И хотя это не всегда единственная причина, доля истины в этом есть. Ваша задача на данном этапе – выяснить, можно ли что-то сделать, чтобы улучшить управление персоналом (и надо ли его улучшать). Поэтому по возможности включите в опросник следующие вопросы:

• Насколько хорошо вы ладили со своим руководителем?
• Ценились ли ваши успехи/достижения на рабочем месте руководством?
• Как вы оцениваете коммуникацию внутри компании в целом?
• Что вы хотели бы сказать своему бывшему руководству?

Смежная область, на которую стоит обратить внимание при анкетировании увольняющихся сотрудников – мотивация. Вопросы из этой области:

• Насколько вы были удовлетворены льготами, привилегиями, бонусами и другими методами поощрения?
• Считаете ли вы уровень оплаты на текущем месте справедливыми для вашей должности?
• Считаете ли вы, что к вам относились как к ценному сотруднику компании?

В качестве завершающего вопроса подойдет примерно следующий:

• Есть ли у вас какие-либо дополнительные комментарии или предложения о том, как мы можем улучшить условия труда в нашей компании?

Или:

• Что компании нужно сделать, чтобы стать лучше?

Как использовать результаты опросов

Результаты опроса могут быть использованы отделом кадров или руководством для понимания того, что они делают правильно, а какие области нуждаются в улучшении и доработке.

Отдельные моменты стоит обсудить с руководителем, если они касаются коммуникации и мотивации (например, в части формирования KPI).

Комментарии увольняющихся также могут помочь пересмотреть должностные инструкции и даже ввести новые должности, чтобы сделать нагрузку на сотрудников адекватной. Возможно: пересмотреть условия труда, график, уровень заработной платы, систему мотивации и поощрения. В долгосрочной перспективе это благоприятно скажется не только на ситуации с текучестью кадров, но и на бизнесе в целом.

Минимум раз в год вопросы в анкете для увольняющихся необходимо пересматривать, особенно если происходят существенные изменения в структуре, политике и корпоративной культуре компании.

Читайте также: 50 ключевых вопросов для опроса сотрудников.