Онлайн-опросы на службе у HR-специалистов

Работа с персоналом – это всегда очень сложно. Это и входные собеседования, и проверка квалификации, и изучение личностных качеств, и сопровождение во время адаптации (испытательного срока), и профессиональное/корпоративное обучение, и много чего ещё, вплоть до увольнения и выходных собеседований.

Всё это колоссальный объём данных: о сотруднике, о самой работе (общая статистика, точечные срезы), о процессах и финансах, всё для принятия управленческих решений, профильные отчёты и прочее. Поэтому без электронных систем и систем автоматизации никак не обойтись.

Многие внутренние процессы HR-служб сопровождаются различными опросами, исследованиями и тестами. Все они требуют специальных инструментов – программ или сервисов, таких как WebAsk. С помощью программных решений можно дополнительно организовать канал обратной связи, проводить входные и выходные собеседования, собирать идеи для развития, оценивать отдельные процессы и т.п. У нас, кстати, есть целый раздел готовых шаблонов для служб управления персоналом, взгляните как-нибудь.

Ниже расскажем о роли опросов в HR (кадровых службах).

Как опросы помогают в найме персонала

С помощью опросов, в том числе в онлайн-формате, можно:

• Организовать анкетирование и сбор персональных данных. Пример готовый анкеты кандидата.
• Провести первичный этап собеседований и массово отсеять кандидатов по отдельным критериям.
• Провести оценку квалификации и предметных знаний.
• Определить интеллектуальные и когнитивные способности.
• Выявить совместимость ценностей кандидата с ценностями компании (соответствие культуры).

Ранее мы уже рассказывали о том, как с помощью онлайн-опросов можно проводить сегментирование и отсев клиентов. В кадровой политике могут действовать те же самые сценарии: как система сит.

Естественно, личное общение тесты и анкетирование никогда не заменят. Но они могут обеспечить следующие возможности:

• Автоматизация сбора информации.
• Оцифровка данных – детальная статистика, срезы и динамика показателей: по отчётным периодам, по конкретным сотрудникам, должностям, отделам/службам и пр.
• Снижение нагрузки на HR-специалистов.
• Минимизация затрат на процедуры найма.
• Ускорение бизнес-процессов.
• Стандартизация процедур.
• Улучшение контроля, обеспечение его прозрачности (пример с шаблоном оценки работы рекрутёра).
• Часть показателей можно использовать в системе мотивации по KPI.

К тестам, используемым для входного контроля кандидатов при приёме на работу или в рамках анализа возможностей претендентов, можно отнести:

• Оценка уровня IQ и другие логические тесты (на качество работы с числами, на понимание информации, на выявление закономерностей и т.п.).
• Психологические тесты.
• Тесты на понимание и знание механики рабочих процессов.
• Ситуационное тестирование.
• Выявление карьерных ожиданий.

Тесты и опросы во время адаптации (интеграции) новых сотрудников

Как минимум, с помощью онлайн-тестирования можно проверить и оценить готовность новичка к окончанию тестового периода. Понять, готов ли он к самостоятельной работе.

Плюс, с помощью цикла из разноплановых тестов HR-отдел может собрать о новом сотруднике максимум информации:

• Уровень тревожности и наличие проблем в процессе адаптации.
• Наличие претензий и пожеланий.
• Оценка качества процесса обучения и интеграции.
• Оценка работы непосредственного руководителя и/или наставника.
• Уровень мотивации.
• Совпадение личных ценностей с ценностями компании.
• Оценка коммуникативных навыков.
• Уровень предметных знаний.
• И т.п.

Те же онлайн-опросы помогут собрать обратную связь и уточнить актуальные потребности новичков. При необходимости можно принять своевременные меры и лучше сориентировать сотрудника, понизить уровень его тревожности, уделить ему больше внимания, указать на основные ошибки, помочь их преодолеть. На системном уровне можно получить данные для пересмотра процесса адаптации и для точечных корректировок (актуализации) корпоративных стратегий.

Преимущества от формата тестов во время адаптации аналогичны условиям применения при процедурах найма: автоматизация, стандартизация данных, получение срезов статистики и аналитики для других задач, минимизация расходов и повышение эффективности труда HR-службы/отдела, снижение нагрузки на отдельных специалистов.

Система обратной связи

Уже в процессе полноценной работы, HR-служба может мониторить массу параметров, выявлять болевые точки, узкие места, проблемы в коллективах, тестировать новые стратегии и т.п.

Всё это тоже можно (и нужно) реализовывать с помощью тестов и онлайн-анкет.

Например, в формате опросов и тестирований можно проводить:

• Оценку условий труда (уровня удовлетворённости).
• Сбор данных по текущему эмоциональному состоянию сотрудников (выявление выгорания, уровень стресса и т.п.).
• Оценку вовлечённости и лояльности (не путать с лояльностью клиентов – отдельный материал об индексе NPS).
• Сбор мнений для Q&A-сессий.
• Исследование своих преимуществ и правильности позиционирования на рынке труда (как сотрудники видят и воспринимают своего работодателя).
• Сбор данных об эффективности проводимых мероприятий (корпоративное обучение, тимбилдинги, праздники, конкурсы, корпоративы и т.п.), а также голосование по предстоящему досугу (пример опроса по предпочтениям активности). .

Но наиболее интересное применение у опросов – сбор точечной обратной связи или предложений (жалоб, идей). Представьте, что у вас на сайте есть некая форма, данные из которой передаются напрямую руководству.

Если обращений будет одно-два в месяц, они будут изучены и проанализированы с должным вниманием. Но если таких обращений будут сотни или даже тысячи? Вчитаться в каждое будет нереально. И как тогда быть? Как раз здесь вам помогут онлайн-опросы:

• Сотруднику будет задана цепочка вопросов, на основе которых автоматически определяется категория обращения.
• Для каждого типа обращения можно собрать свои формализованные данные (в этом помогут логические ветвления).
• И уже в самом конце можно предложить написать личное обращение.

Разбивка на категории и сбор других общих данных позволят стандартизировать статистику. Чем больше будет обращений одного и того же типа, тем больший приоритет в рассмотрении они будут иметь. Данные статистики можно будет использовать для выработки общих (системных) мер, для выноса на голосование совета директоров, для установки новых KPI у непосредственных руководителей и т.п.

С проблемами внутри компании нужно бороться на системной основе. И онлайн-опросы для этого – наиболее эффективный инструмент.

Опрос сотрудников компании на наличие проблем (мониторинг)

Правильно и своевременно проведённые опросы могут стать эффективным инструментом для выявления различных проблем среди сотрудников. Они могут быть частью системы мониторинга здоровью коллектива.

Какие проблемы следует выявлять в первую очередь:

• Уровень стресса. Чем больше рабочая нагрузка, тем выше вероятность выгорания и появления симптомов стресса (проблемы со здоровьем, снижение продуктивности, апатия и т.п.). Часто симптомы остаются незаметными до последнего. Но своевременное тестирование позволяет вскрыть проблему и оценить её масштаб в рамках предприятия/компании.
• Неудовлетворённость условиями труда. Понимание комфорта у всех складывается из разных факторов, но чаще всего следует обращать внимание на наличие социального пакета, качество оборудования, график работы, отношение руководства, уровень заработной платы и т.п. Оценивать такие параметры можно точечно или в результате комплексных опросов.
• Причины ухода. Если в вашей компании высокая текучесть кадров, то у вас большие проблемы. Если вы не хотите остаться без работников (ведь рынок труда, как показала практика, не бесконечный, а новые соискатели научились изучать отзывы бывших сотрудников), то вам нужно выявлять свои слабые места и устранять проблемы.
• Наличие конфликтов и общая рабочая атмосфера. Конфликты не всегда носят индивидуальный характер. Неправильные корпоративная культура, отсутствие прозрачности и контроля, общее негативное отношение руководства к подчинённым могут привести к существенным потерям как в рабочей силе, так и в финансах.
• Обратная связь по системе корпоративного обучения. Внутренняя адаптация и обучение сотрудников – это важная составляющая корпоративной культуры. Но чтобы руководство компании могло усовершенствовать инструмент и внести коррективы, нужно сначала собрать информацию о том, что конкретно не так, чего не хватает и что можно улучшить.

Любые проблемы с персоналом в конечном счёте влияют на общую продуктивность и на выручку. Задача опросов здесь – найти места, в которых требуется вмешательство руководства и системные меры противодействия.

Какие опросы могут применяться:

• eNPS;
• Тесты на диагностики стресса, депрессии и уровня тревожности (шкала Бека, Спилбергера-Ханина и т.п.);
• Exit-интервью;
• Оценка 360 градусов;
• Gallup Q12;
• Тест Сишора;
• Тематические опросы по оборудованию рабочих мест, условий труда и т.д.

KPI и система оценки труда

Многие компании применяют сложные системы мотивации труда: как рядовых сотрудников, так и управляющего персонала.

Часть из оценок может выставляться на основе ранее проведённых опросов, а часть оценок используется для изучения соответствия сотрудников занимаемым должностям.

К таким опросам можно отнести:

• Метод 360 градусов (комплексная оценка, может применяться для разных задач, в том числе для принятия решения о соответствии должности и для мотивации по KPI).
• Профессиональные и квалификационные тестирования. Тесты на выявление/подтверждение определённых навыков.
• NPS-опросы (для оценки работы руководителей, отвечающих за сервисное направление/обслуживание клиентов).
• Индексы удовлетворённости и вовлечённости (для мотивации HR-специалистов).
• Голосования для выявления лучших сотрудников (в рамках конкурсов и т.п., многие из них могут предполагать финансовые доплаты или премии).
• И прочее.

Формат электронных опросов облегчает и ускоряет сбор данных, обеспечивает автоматический расчёт показателей, при необходимости данные из систем голосования/оценки можно включать в общие системы мониторинга с задействованием API и других интерфейсов. Соответственно, они будут отображаться буквально в реальном времени.

Выходные интервью

Каждый сотрудник имеет свой жизненный цикл. Предстоящее увольнение – это лишь вопрос времени. Процесс расставания никак нельзя назвать лёгким, он предполагает массу различных организационных мероприятий. Их во многом можно стандартизировать.

Один из важных шагов для HR-службы – анализ причин увольнения. Что конкретно не устроило сотрудника, что можно изменить или исправить, на что обратить внимание в процессе адаптации/сопровождения, что можно улучшить, чем могли обидеть сотрудника? И т.п.

Всё это можно выявить либо с помощью выходного интервью, либо с помощью специальной анкеты/опроса.

Преимущества онлайн-опросов мы уже упоминали выше: данные собираются в единообразном формате (их проще анализировать), информацию невозможно подтасовать или подделать (оценка получается действительно независимой), снижается нагрузка на HR-специалистов и руководящий персонал, а именно они отвечают за выходные интервью, уменьшается количество ошибок.

При этом электронные опросы легко совмещаются с форматом личных бесед. Более того, формализованные ответы можно использовать для быстрого предварительного анализа причин и проблем, поэтому на выходном интервью можно попытаться удержать сотрудника (если у интервьюера имеются достаточные полномочия для этого).

Выводы и рекомендации

Как можно было понять из материала выше, опросы для HR-службы и в целом для управления компаниями – не самый последний по значимости инструмент оценки, мониторинга и получения оперативной обратной связи.

Но мало иметь адекватную методику проведения опросов, нужен качественный профильный инструмент, который ещё нужно обслуживать, обновлять, настраивать и внедрять в управленческие процессы. Идеальный формат для бизнеса – облачный сервис (то есть онлайн-опросы). Платформа со всей необходимой инфраструктурой поставляется в готовом виде. Обучение требуется минимальное, оплата может производиться по мере потребления (без крупных разовых/капитальных вложений), на случай проблем присутствует официальная техподдержка, услуги которой обычно включены в стоимость подписки.

Мы рекомендуем проводить опросы для нужд HR-служб в конструкторе WebAsk. Здесь есть всё необходимое для сборки опросов, анкет и тестирований любой сложности. Данные можно выгружать в табличном формате или анализировать непосредственно в личном кабинете. Сами опросы могут встраиваться в имеющийся корпоративный сайт или лендинг, работать на вашем фирменном или на техническом домене. Ссылкой можно поделиться где угодно: в корпоративном или в общем мессенджере, в социальных сетях, в Email-рассылках или в SMS-сообщениях. При желании опросы легко распечатываются на бумаге. Предоставляются готовые шаблоны для разных ситуаций применения, в том числе для HR служб.