Аттестация персонала с помощью опросов и тестирования

Оценка и тестирование сотрудников производятся на всех рабочих местах. Где-то это неявная проверка знаний, где-то субъективное оценивание руководителем, а где-то полноценные мини-экзамены, с принимающей комиссией и аттестационными листами.

Что самое интересное: проверка знаний может производиться не только при приёме на работу, после окончания стажировки (испытательного срока и адаптации), но и в других случаях, например, при смене должности (при повышении или переходе в другой отдел/службу), после внутреннего корпоративного обучения (при повышении квалификации), а также регулярно – на периодической основе (чтобы быть уверенным, что знания и профильные навыки сотрудника не деградировали со временем).

Этот материал о способах эффективного тестирования знаний сотрудников.

Какие варианты проверки знаний персонала бывают

Российское трудовое законодательство предполагает следующие виды проверки знаний персонала:

• Первичная аттестация (проводится при приёме на работу, а также при переходе на новую должность или после длительного перерыва в работе, например, после декретного отпуска).
• Очередная аттестация (по факту её же можно назвать «плановой», проводится по утверждённому расписанию, обычно раз в год, но не реже, чем раз в три года, если должность предполагает работу с опасным для жизни оборудованием и соблюдение специальных требований).
• Внеочередная аттестация (проводится по значимым поводам, например, в случае изменения должностных инструкций, иных руководящих документов, внедрении нового оборудования и технологических процессов, а также при выявлении существенных пробелов в знаниях сотрудников, в том числе после аварий, травм и иных чрезвычайных происшествий).

Иногда аттестацию используют как повод для обоснованного увольнения или, наоборот, для повышения по карьерной лестнице.

По формату законодательство особых требований не устанавливает. Это может быть:

• Тестирование (в электронном или бумажном виде).
• Реализация практических кейсов в контролируемой среде (в том числе имитационные игры).
• Экзамен (устный или письменный).
• Смешанный формат проверки (может включать в себя устные и письменные задания, прохождение тестирования и т.п.).

Проверка должна производиться специальными комиссиями, которые назначаются приказом руководителя. Результаты работы комиссии фиксируются протоколом. Дополнительно результат может заноситься в личное дело сотрудника или в специальное удостоверение.

Существует чёткий список должностей и сфер деятельности, для которых аттестация является обязательной. Но это не значит, что руководство компании не может провести аттестацию знаний по своей инициативе.

Цели аттестации (проверки знаний) сотрудников

Наиболее значимыми целями проверки теоретических знаний и практических навыков сотрудников можно назвать:

• Определение уровня квалификации и соответствия занимаемой должности (в том числе при найме или увольнении, при повышении по должности).
• Стимулирование интереса к повышению квалификации и совершенствованию компетенций.
• Внедрение сбалансированных числовых показателей деятельности, влияющих на оплату труда (KPI) – как системы поощрения.
• Ускорение процедур найма и повышение их прозрачности, а также объективности.
• Сбор статистики и данных для последующего анализа и выработки управленческих решений.

Преимущества использования конструкторов опросов для проверки знаний

Как и было сказано выше, существуют разные форматы оценивания. Но самыми удобными корпоративными инструментами тестирования можно смело назвать конструкторы опросов. Они могут реализовываться в виде настольного программного обеспечения или в виде онлайн-сервисов. Последние могут работать на базе удалённых серверов или в формате on-premise (когда ПО развёртывается на корпоративном сервере, но за обслуживание и обновление по-прежнему отвечают разработчики).

Общие преимущества электронных программ тестирования:

• Оценка получается объективной. Программа всегда работает по чёткому алгоритму. Его не обманешь, не заговоришь и не запутаешь, ему не построишь глазки, не дашь взятку. Проверяются только знания и ничего больше.
• Широкие области применения. С помощью тестирования можно проверить практически любые знания. Ответы не обязательно могут быть в формате да/нет, выбора одного или многих вариантов. Чаще всего можно собирать развёрнутые ответы, если использовать поля для ввода текста. Для более сложных форматов можно загружать файлы: сканы, скрины, фотографии работ, заполненные таблицы, документы и видео.
• Экономия времени и ресурсов. Организация полноценных экзаменов и комиссий требует много времени и сил. А так как для аттестации обычно привлекаются в первую очередь представителе руководства, потери могут быть весьма дорогостоящими. Анкету для тестирования можно разработать один раз и затем выдавать её всем испытуемым.
• Удобный формат хранения данных. Когда результаты тестирования изначально хранятся в электронном виде, ими легко делиться, их проще контролировать, а также данные можно интегрировать в другие информационные системы предприятия (в том числе использовать при расчёте показателей KPI и на их основе начислять заработную плату).
• Возможность автоматизации. Многие мелкие рутинные процессы можно переложить на плечи алгоритмов. Например, конструктор может выводить вопросы в случайном порядке, менять логику опроса на основе предыдущих ответов и т.п. Он же может собирать согласия о работе с персональными данными, считать баллы и выставлять итоговые оценки.
• Удобное редактирование и изменение. Электронные данные проще корректировать и актуализировать. А представьте, если у вас закралась ошибка в уже напечатанном опроснике! И напечатанных экземпляров не 100 и не 200, а пара тысяч листов.

Ниже преимущества только онлайн-конструкторов (актуально в первую очередь для WebAsk).

• Удобный интерфейс. Всё понятно без слов. А если вопросы и возникают, то есть раздел помощи и примеры готовых тестов.
• Набор тематических шаблонов. Не нужно начинать создание опроса или тестирования с нуля. Можно использовать ранее созданную анкету или один из готовых шаблонов.
• Большое количество разных типов вопросов. С их помощью можно собрать анкету любой сложности: с расчётом баллов или без, со сложной логикой переходов или с линейной, с перемешивание вопросов или без, и т.д.
• Наглядное отображение статистики и ответов. Все данные концентрируются в специальном разделе. Для удобства используются диаграммы и статистика.
• Работа на мобильных. Сотруднику не нужно ничего устанавливать, достаточно только перейти на специальный адрес в привычном браузере. Нет мобильного? Можно использовать любое устройство с доступом в сеть: ПК, ноутбук, планшет.
• Совместная работа. В крупных компаниях у каждого сотрудника свои задачи, даже на уровне HR-отдела. Кто-то может заниматься первичным составлением анкет, кто-то проверяет их на ошибки и утверждает, кто-то публикует, а кто-то только анализирует результаты. Всё это удобнее делать, когда данные хранятся централизованно – на удалённом или на корпоративном сервере (к слову, у WebAsk есть облачная и on-premise реализация).
• Готовые интеграции. Даже если нужного модуля или внешнего сервиса ещё нет в перечне подключаемых, всегда можно задействовать API, веб-хуки или коннекторы (такие как Zapier).
• Официальная техподдержка. Не нужно беспокоиться об установке обновлений или о предметной настройке на сервере. Команда сервиса всегда готова прийти на помощь. Специалисты могут даже разработать анкету или тестирование по вашим требованиям.

Как разработать и создать свой тест для оценки знаний сотрудников

Мы рекомендуем подходить к проверке знаний персонала максимально аккуратно и комплексно. Во-первых, изучите требования законодательства, чтобы ничего не испортить и не наломать дров. Официальная аттестация сотрудников должна проводиться только в рамках действующих законов и с разработкой соответствующих корпоративных документов. Во-вторых, нельзя создать один вариант тестов для всех. Для каждой должности, а ещё логичнее для каждого грейда (уровня квалификации) должен быть свой отдельный тест и система расчёта итоговых баллов. Все тесты должны быть синхронизированы с системами адаптации и корпоративного обучения, поощрения/мотивации, алгоритмами увольнения и т.п.

Общий алгоритм действий может выглядеть следующим образом:

1. Подготовительный этап. В рамках подготовки вам нужно определиться с целями и задачами тестирования, описать целевую аудиторию (сегмент или должности, на которые будет рассчитан тест).
2. Разработка критериев оценки. Если вы правильно описали портрет аудитории, то составить вопросы, на которые должен уметь правильно отвечать сотрудник, будет несложно. Если нет идей, обратитесь к должностной инструкции. Там обычно уже есть исчерпывающий список требований и обязанностей. Останется только их углубить и расширить (детализировать).
3. Выбор подходящего инструмента для тестирования. Преимущества электронных тестов и онлайн-конструкторов мы обозначили выше. Но в каждой конкретной ситуации могут быть свои нюансы. Поэтому где-то подойдут практические занятия и демонстрация навыков, где-то имитационные игры, а где-то полноценный экзамен с аттестационной комиссией.
4. Составление плана тестирования. Нужно спроектировать шаги аттестуемого сотрудника. Обычно логика переходов используется линейная, но могут быть и исключения. Главный строительный материал любого тестирования – это вопросы. Если вы хотите проверять знания быстро и эффективно, то старайтесь использовать закрытые вопросы. Если знания очень глубокие или есть подозрения, что сотрудник может обмануть тест, то используйте открытые вопросы и поля для ввода (чтобы человек мог изложить свои мысли и порядок принятий того или иного решения).
5. Проверка теста в работе. Перед полноценным запуском в работу анкету нужно проверить на соответствие поставленным целям, а также на правильность оформления и шероховатостей: ошибки и описки, неправильная логика работы, неверный подсчёт результатов и т.п. Пока у вас ещё есть возможность всё исправить без серьёзных последствий.
6. Проведение тестирования. Когда всё готово, можно начинать внедрять анкету по своему целевому назначению: какие-то тесты проводятся массово (как срез), какие-то ситуативно или по чёткому графику/расписанию и т.п. По результатам тестирования сотруднику отображается итоговый балл или оценка. Такая оценка может использоваться самостоятельно или в составе более комплексной аттестации. Итоги аттестации могут повлиять на дальнейшие шаги в отношении работника: это может быть документ о повышении квалификации, расчёт KPI, рекомендации к увольнению, повышению и т.п.
7. Анализ результатов. Ответы можно выгрузить для анализа на ПК, а можно посмотреть прямо в личном кабинете конструктора. Даже если тестирования все индивидуальные, их итоги могут участвовать в общей статистике и аналитике. Например, в разрезе показателей отделов и служб, всего предприятия, а также с привязкой к разным дополнительным параметрам: стаж работы, квалификация, пол, возраст, наличие ипотеки. семьи и пр. На основе такой статистики могут корректироваться требования к новым соискателям или приниматься иные управленческие решения.
8. Корректировка (при необходимости). Не лишним будет по итогам каждого тестирования собирать обратную связь от сотрудника (по аналогии с eNPS): насколько было сложно решить задания, чего не хватало в вопросах (какие темы забыли охватить), были ли где-то ошибки и прочее. В случае проблем тест будет легко переработать и дополнить для новых применений.

Кейсы успешного использования тестирования сотрудников

Совершенствование программ корпоративного обучения. На основе статистики оценок и форм обратной связи можно последовательно дорабатывать и улучшать качество программ обучения, ведь онлайн-тесты могут легко показать имеющиеся пробелы в знаниях и предметных навыках.

Выявление лучших сотрудников. Те, кто получают высший балл по результатам тестирования, могут претендовать на специальную надбавку к зарплате, а также становиться в очередь на карьерный рост (выступать основной при формировании кадрового резерва) и роль менторов (если в компании используется механизм сопровождения новых сотрудников более опытными товарищами, естественно, дополнительная работа обычно стимулируется финансово).

Внедрение и совершенствование корпоративной культуры. Чтобы сотрудники лучше прониклись духом работы в компании, обычно проводятся разные тренинги, конкурсы и другие мероприятия. Тестирование здесь помогает выявить пробелы и шероховатости.

Повышение командного духа и сплочённости. Руководителю и специалистам HR-служб проще следить за совместимостью сотрудников в команде, если у них на руках есть статистика по знаниям и навыкам вверенного персонала, по их личным характеристикам, особенностям характера и т.п. Плюс можно организовать специальные форматы тестирования и ситуативные игры на командообразование.

Улучшение систем мотивации. О KPI мы уже упоминали. Параметры формирования заработной платы могут быть разными. И оценка предметных знаний может входить в число обязательных критериев расчёта зарплаты. Напомним: тестирование позволяет получить объективную оценку.

Выводы

Оценивание навыков и знаний персонала далеко не новинка на рынке труда. Но электронные форматы тестирования (в том числе на базе онлайн-сервисов) позволяют существенно автоматизировать задачу и параллельно обеспечивают решение ряда дополнительных задач: от сбора статистики до интеграции с другими корпоративными информационными системами.

Как и любой инструмент в руках руководства/HR-специалистов, тестирование требует правильного предметного применения. Это значит, что скорее всего не получится взять чужой шаблон и запустить у себя. Прежде, чем начать тестировать персонал, нужно провести вдумчивую подготовительную работу. Более того, уже имеющуюся систему тестов нужно регулярно пересматривать, адаптировать и актуализировать.

Лучший формат инструмента для использования в корпоративной среде – онлайн-сервис или on-premise подход. В этом случае готовое решение поставляется фактически в формате подписки, с официальной техподдержкой и сопровождением.

Ищите простой, но эффективный инструмент для HR-отделов? Используйте WebAsk. Маркетологам конструктор тоже должен понравиться.