Как внедрить и проверить эффективность ДМС – собираем актуальную обратную связь от сотрудников

Перебирая объявления в поисках новой работы, специалисты на рынке труда всё чаще обращают внимание на такую строку в описании соцпакета, как добровольное медицинское страхование (ДМС).

Зачем его предлагают работодатели? Конечно, в борьбе за лучших сотрудников, которых гораздо меньше, чем вакансий для них. Опытные HR-специалисты умело пользуются этим инструментом для повышения привлекательности вакансии.

Для среднего и крупного бизнеса ДМС для сотрудников уже стал чем-то привычным, а для малого бизнеса пока остаётся важным козырем при найме персонала.

Полис выступает залогом того, что работник получит расширенную медицинскую помощь (часто в неё также входит стоматология), и позволяет удержать ценные кадры или привлечь новых сотрудников, для которых ДМС – не пустой звук (обычно 30+ или даже 40+). Руководителям ДМС тоже помогает – работники проходят дополнительные осмотры и следят за своим здоровьем, получая консультации в хороших клиниках, что потенциально снижает вероятность ухода на продолжительный больничный.

Как устроена система ДМС

По полису добровольного медицинского страхования каждый застрахованный сотрудник компании получает дополнительный пакет медицинских услуг, широта охвата которого зависит от выбранной программы (и её стоимости). Самые недорогие полисы ДМС включают только амбулаторное лечение, сдачу анализов и консультацию врачей (зачастую на базе частных клиник), тогда как расширенные премиальные программы предусматривают проведение операций, лечение в стационаре и полноценную реабилитацию.

Расходы на полис для сотрудников покрывает работодатель – полностью или частично, в зависимости от договора.

Важное преимущество ДМС заключается в возможности оперативной медицинской помощи, даже если состояние не угрожает жизни. Работник с полисом может обратиться в частную клинику в любой день, включая субботу и воскресенье, или вызвать врача из клиники на дом, получить все виды помощи, например психологическую (в случае выгорания), а не ждать месяцами очереди на плановую госпитализацию.

Работодатель может оформить полисы как на всех сотрудников, так и на определенное их количество – например, только на специалистов руководящих должностей, наиболее ценных для компании.

И работодатель, и работник в итоге оказываются в плюсе: для первого расходы в масштабах компании невелики, а выгода от сохранения высококвалифицированного специалиста может оказаться в разы больше в сравнении с расходами на поиск и адаптацию нового сотрудника. Бонусом снижается текучесть кадров и потенциально растёт производительность труда.

Для второго (для самого сотрудника) готовность работодателя предоставить ДМС говорит о том, что персонал в компании ценят и готовы за него бороться, что повышает привлекательность компании на рынке труда и стимулирует лояльность сотрудников.

Как оформить ДМС для сотрудников

Оформление платных полисов для сотрудников начинается с поиска подходящей страховой компании. Обычно на данном этапе проблем не возникает, так как количество предложений на рынке достаточное. Главное, что нужно оценить:

• Количество клиник, которые работают со страховой компанией. Чем оно больше, тем лучше.
• Лицензия. Будет хорошо, если она неограниченная, чтобы не получилось так, что через год-два её по каким-то причинам не продлят.
• Перечень предлагаемых услуг и сумма страхового покрытия. Не стоит брать самые дешёвые полисы, которые покрывают только амбулаторную помощь без стоматологии. Сумма покрытия должна начинаться от 1 миллиона рублей.

Чтобы не действовать вслепую, пытаясь угадать, что именно наиболее привлекательно для сотрудников, можно провести опрос. К примеру, раздать бумажные анкеты или разослать по электронной почте ссылки на онлайн-версию.

В опросе нужно выяснить чего сотрудники ждут от ДМС: посещение каких медицинских специалистов для них в приоритете, какие медицинские услуги особенно важны, и т.п. Составить анкету поможет конструктор WebAsk. Для ускорения процесса воспользуйтесь готовыми шаблонами.

Относительно недорогой, но при этом достаточно привлекательный для большинства сотрудников пакет ДМС включает:

• консультации врачей в клинике,
• взятие анализов,
• стоматологическую помощь,
• вызов врача на дом.

В расширенные пакеты уже может входить плановая и экстренная госпитализация, страхование в зарубежных поездках (актуально для специалистов, которые часто бывают в командировках), телемедицина.

Сравните предложения разных страховщиков по цене и основным параметрам.

Выбрав компанию-страховщика и пакет услуг, заключите договор. Страховой компании передаётся список сотрудников с персональными данными (не забудьте собрать согласия). В договоре прописываются страховые случаи, перечень медицинских услуг, сумма покрытия полиса, список доступных для обращения медицинских учреждений, срок действия договора, порядок добавления новых сотрудников в список застрахованных лиц, стоимость обслуживания, порядок решения спорных ситуаций и т.п. Чем прозрачнее и подробнее договор, тем лучше.

Внедрение системы ДМС

Для внедрения системы ДМС в компании необходимо издать письменный указ в свободной форме. В нём прописываются сроки принятия положения о ДМС, название страховой компании, ответственное за реализацию программы лицо, дата введения ДМС в организации. С указом работники должны быть ознакомлены под роспись.

Работодатель имеет право на получение налоговых льгот за систему добровольного страхования – страховые взносы и выплаты включаются в перечень расходов компании, уменьшая налоговую базу, и не облагаются НДФЛ.

Этап, важность которого не стоит недооценивать – презентация новой системы. Чтобы ДМС не был пустым звуком для работников, нужно рассказать им о возможностях, которые открывает для них новый полис.

Подробную инструкцию с шагами активации полиса лучше вручить в распечатанном виде и продублировать на почту сотрудников (как альтернатива – в корпоративном мессенджере, если он есть) вместе с небольшой памяткой, где указаны:

• перечень медицинских услуг, которые покрывает полис;
• список клиник, где можно получить бесплатные услуги;
• номер телефона ответственного сотрудника и контакты страховой компании.

Нелишним будет провести публичную презентацию программы, оформить информационный стенд в общем доступе (разместить на нём копию указа и договора со страховой, все сопутствующие памятки), провести встречу для ответов на вопросы.

Короткий онлайн-опрос по итогам презентации или анкета для сбора обратной связи поможет оценить, насколько программа понятна. Сотрудникам также необходимо представить ответственное лицо, обычно оно выбирается из числа сотрудников отдела персонала, которое будет на связи по вопросам работы ДМС. Но многие страховые компании выделяют для этих задач своих собственных менеджеров.

Как оценить удовлетворенность сотрудников и эффективность программы

Корпоративная программа ДМС не должна быть «для галочки». Чтобы инструмент был действительно работающим и помогал удерживать сотрудников, повышать их лояльность и делать вакансии более привлекательными, необходимо постоянно отслеживать его эффективность. Удобнее всего это делать с помощью опросов в онлайн-формате (данные не нужно оцифровывать, результаты легко выгрузить и интегрировать с другими корпоративными системами).

Какие вопросы следует включить в опрос:

• Насколько вы удовлетворены системой ДМС?
• Достаточное ли количество клиник охватывает полис?
• Хватает или количества услуг, которые покрывает ДМС, или нужно что-то добавить?
• Какие опции стоит изменить?

Провокационные вопросы типа «Останетесь ли вы на своей должности, если система ДМС будет исключена из соцпакета, или покинете компанию?», позволяют оценить критичность страхования для удержания сотрудников. Но их стоит использовать с предельной осторожностью, так как формулировки могут восприниматься в качестве призыва к действию.

Внутренняя аналитика помогает понять, насколько программа ДМС полезна бизнесу и стоит ли продолжать тратить на неё деньги. Для оценки используются данные, которые может представить отдел персонала: сократилось ли количество дней, которые работники проводят на больничном; какой процент сотрудников пользуется полисами; снизилась ли текучесть кадров. Часть данных может быть получена из exit-интервью.

Если полисы есть только у части работников, можно сравнить данные относительно количества увольнений в двух контрольных группах.

Какие трудности могут возникнуть при внедрении системы ДМС

Удивительно, но иногда получается, что «хотели как лучше, а получилось как всегда». Казалось бы, ДМС – это всегда плюс для работников, но иногда он может превратиться в минус и стать источником негативных эмоций.

Чаще всего это происходит в следующих случаях:

• Покрытие полиса слишком мало. Посчитав, что ДМС – это полный безлимит на всё, а затем столкнувшись с реальностью, в которой клиника не хочет ставить бесплатно зубные импланты, сотрудники оказываются разочарованы. Чтобы этого избежать, необходимо изначально предельно чётко разъяснить условия страхования и его лимиты, а также добиться того, чтобы работники внимательно ознакомились с договором. Для исключения всех связанных с этим проблем, мы рекомендуем провести опрос, который поможет понять, насколько информация была усвоена (в формате тестирования).
• Неудобное предоставление услуги. Это уже минус некоторых страховых, предлагающих сложную систему записи, через которую могут пробиться немногие. Здесь важно своевременно получить обратную связь, и, если проблема повторяется у разных сотрудников, принять меры. Например, если система в целом работает, но отличается сложностью, выдать инструкцию, как записаться.
• Отсутствие куратора и обратной связи. Чтобы система действительно работала и приносила пользу компании, недостаточно один раз выделить деньги на полисы ДМС. Нужно организовать комплексную работу службы поддержки, желательно внутри компании, в которую сотрудник, столкнувшийся с трудностями, сможет в любой момент обратиться и получить помощь. Эта же служба или ответственное лицо должно регулярно, хотя бы раз в месяц, собирать обратную связь путём анкетирования. Тесты могут и даже должны быть короткими – всего несколько правильно поставленных вопросов помогут понять, насколько программа эффективна. Например, это может быть оценка удовлетворённости или индекс клиентских усилий. Полученные данные можно использовать для улучшения системы в дальнейшем, например, при заключении нового договора со страховщиком.

Полезные инструменты

В статье мы несколько раз указывали на необходимость использования системы обратной связи, опросов и анкет — с их помощью можно прояснить ожидания сотрудников, понять, насколько система ДМС проста для понимания и насколько она востребована.

В сервисе WebAsk можно создать опрос на любую тему, есть масса готовых шаблонов, ссылки на формы легко интегрируются с сервисами почтовых рассылок и с любыми конструкторами сайтов.

Использовать опросы рекомендуется регулярно, как на этапе подготовки к заключению договора со страховой, так и после, а также перед его продлением. Обратная связь от сотрудников позволит понять, насколько программа эффективна, удобна и востребована, помогает ли она повысить привлекательность работы в компании и лояльность сотрудников.

Заключение

ДМС в организации – это не просто забота о благополучии работников, но и эффективный инструмент HR-специалистов, который делает работу в компании привлекательнее, позволяет удержать востребованные кадры и дополнительно замотивировать высококвалифицированных специалистов, особо востребованных на рынке труда.

Чтобы программа ДМС действительно работала и приносила компании выгоду, необходимо внедрить систему её сопровождения – назначить ответственного сотрудника и организовать получение обратной связи от работников. Упростить и автоматизировать процесс позволяет конструктор опросов WebAsk, в котором можно собрать анкеты любой сложности, а по результатам получить детальную аналитику.