Приглашение на корпоратив: 10 текстов для коллег и форма, где отмечают, кто придёт

В пятницу в общий чат ушло «Корпоратив 18 декабря, все идём!», к понедельнику под сообщением 23 сердечка и три ответа вроде «я, наверное, да». В среду ресторан просит точное число гостей и сколько готовить блюд без мяса, а по сердечкам этого не посчитать.

От приглашения на корпоратив нужны две вещи. Позвать так, чтобы захотелось прийти, и собрать ответы, по которым можно заказать зал и меню. С первой справляются слова, со второй форма.

Что написать в приглашении на корпоратив

До текста соберите факты. Если хотя бы одного не хватает, коллеги начнут уточнять в личке, и ответы опять расползутся по чатам.

• Повод и формат. Новогодний ужин в ресторане, выезд на базу, вечер в офисе с ведущим. От формата зависит, что надеть и нужна ли сменная обувь.
• Дата, время начала и конца. Про время окончания часто забывают, а родителям маленьких детей и тем, кто живёт за городом, без него вечер не спланировать.
• Место и дорога. Адрес, ближайшее метро или парковка, будет ли трансфер и как вернуться домой ночью.
• Кого зовут. Только сотрудников или с парами, можно ли с детьми. Промолчите, и каждый решит сам: людей в зале окажется больше, чем стульев.
• Дресс-код или тема. Только если они правда есть. «Нарядно, но без вечерних платьев» понятнее загадочного «по настроению».
• Срок ответа и ссылка. Конкретная дата и одно место, куда отвечать.

Отдельно про тон. Если вечер после работы, это личное время людей, и приглашение должно оставаться приглашением. Фразы «явка обязательна» и «отсутствие согласовать с руководителем» превращают праздник в планёрку. Тон зависит от того, кто зовёт: письмо директора может быть чуть официальнее, сообщение от команды теплее и короче.

Тексты приглашений на корпоратив

Десять вариантов под разные случаи. В квадратных скобках то, что меняется на своё. Письмо может быть длиннее, сообщение в чат короче: там дата, место и ссылка должны стоять в первых строках, остальное человек прочитает в форме.

1. Официальное письмо от директора

2. Письмо от HR всей компании

3. Короткое сообщение в чат команды

4. Шуточное: служебная записка о празднике

Шутка заходит там, где в команде так принято разговаривать. Компании на триста человек из пяти городов надёжнее нейтральный текст, а шуточный пусть уходит в чаты отделов.

5. День рождения компании

6. Праздник с семьями и детьми

7. Для филиалов и удалённых сотрудников

8. Скромный вечер в офисе

9. Сохраните дату

10. Напоминание тем, кто не ответил

Корпоративные подарки: как выбрать для сотрудников и клиентов

Форма ответа: что спросить у коллег

Сердечки под сообщением не скажут, сколько будет людей, кто придёт с парой и сколько нужно блюд без мяса. Форма отвечает на всё это сразу, а заполнить её можно за минуту с телефона. Почти любому корпоративу хватает пяти вопросов:

1. «Придёте 18 декабря?» Да, нет, пока не знаю. Третий вариант нужен: без него сомневающиеся просто не отвечают, и вы не отличите их от тех, кто не видел сообщения.
2. «Один или с парой?» Только если пары зовут. На семейном празднике вместо него спросите, сколько будет детей и сколько им лет: от этого зависят подарки и детское меню.
3. «Что убрать из меню?» Мясо, свинину, рыбу, алкоголь, свой вариант. Вопрос необязательный, и о диагнозах не спрашивайте: сведения о здоровье закон относит к особой категории персональных данных. Как с ними обращаться, разобрано в статье про согласие на обработку данных в опросе.
4. «Как доберётесь и как поедете домой?» Сам, трансфер от офиса, нужно такси после 23:00. Если такси оплачивает компания, число машин нужно знать заранее.
5. «Можно ли выкладывать фото с вами?» Да, только общие кадры, нет. Снимки с праздника потом уходят в корпоративные каналы, и лучше заранее знать, кого не отмечать.

Под программу можно добавить один-два вопроса: участвует ли человек в Тайном Санте, хочет ли выступить, какую песню поставить. Больше не надо: на каждом лишнем экране кто-то бросит форму на середине. Голосование за номинации года лучше вынести в отдельную форму и открыть ближе к празднику.

Как создать онлайн-голосование: инструкция и защита от накрутки

Ветвление ставится на первый вопрос. «Нет» ведёт на экран с полем для пары слов команде и сразу в конец, «пока не знаю» на экран с датой, когда напомним. Вопросы про меню и дорогу видят только те, кто придёт, и форма никого не заставляет выбирать горячее на праздник, куда человек не собирается.

Как собрать форму в WebAsk

Порядок для WebAsk, в других конструкторах он похож. Компании до ста человек хватит бесплатного тарифа: там 100 ответов в месяц, логика ветвлений, письмо организатору о каждом ответе и выгрузка в Excel.

1. Начните с шаблона «Приглашение на торжество»: подтверждение участия и число гостей в нём уже есть, остальные вопросы добавьте из списка выше.
2. На первый экран поставьте сам текст приглашения с датой, временем, адресом и сроком ответа. Кто откроет ссылку через неделю, увидит всё без переписки в чате.
3. Логику настройте на первом вопросе: «нет» ведёт на экран с пожеланием и в конец, «пока не знаю» на экран с датой напоминания.
4. Ссылка общая? Тогда первым полем спросите имя и отдел, иначе не поймёте, кто есть кто. При рассылке из WebAsk у каждого своя персональная ссылка, и в результатах видно, кто именно ответил. Рассылки есть с тарифа «Стандарт».
5. Срок ответа впишите на первый экран. На «Стандарте» форму можно закрыть автоматически: в заданный день или после нужного числа ответов.
6. QR-код распечатайте на объявление у кухни или ресепшена, он есть на всех тарифах, а ссылку отправьте письмом и в рабочий чат.
7. Организатору приходит письмо о каждом ответе, к сроку сводка показывает, сколько «да», «нет» и «пока не знаю». С тарифа «Базовый» можно включить автоответ: человек сразу получит письмо с адресом и временем, если в форме есть поле для почты.

Электронное приглашение с опросом гостей: собираем ответы за вечер

Когда рассылать приглашение на корпоратив

В декабре вечера расписаны у всех: у площадок, у ведущих, у самих сотрудников, у которых ещё детские утренники и встречи с друзьями. Поэтому график считают от праздника назад. Для вечера в пятницу, 18 декабря, он выглядит так.

• 6 ноября. Короткое «сохраните дату» без подробностей. Особенно важно для тех, кому ехать из других городов.
• 23 ноября. Приглашение со ссылкой на форму, за три с половиной недели до праздника.
• 30 ноября. Напоминание только тем, кто не ответил. Ответившим второе письмо незачем, их это раздражает.
• 4 декабря. Срок ответа. В этот день молчунам пишут лично, одной строкой.
• 8 декабря. Число гостей и пожелания по меню уходят площадке. У ресторана свой срок, его уточняют ещё при бронировании.
• 16 декабря. Последнее сообщение: адрес, время, как добраться и как уехать домой.
• 18 декабря. Праздник.

Сам зал бронируют ещё раньше, в октябре или в начале ноября: пятничные вечера декабря у хороших площадок уходят первыми. А в понедельник после праздника стоит отправить короткий опрос о мероприятии: три вопроса о том, что понравилось и что повторить, пока впечатления свежие.

Как посчитать гостей для ресторана

Пример. В компании 64 человека, к 4 декабря форма собрала такие ответы: «да» у 43, «нет» у 8, «пока не знаю» у 6. Ещё 7 человек промолчали даже после личного сообщения. Девять из тех, кто придёт, отметили, что будут с парой.

Молчащих в заказ не берём, из шести «пока не знаю» считаем половину. Выходит 43 + 9 + 3 = 55 мест. Площадке уходит короткое сообщение: 55 гостей, из них 6 без мяса и 12 без алкоголя.

Половина сомневающихся взята для примера. До отправки спросите у площадки, до какого дня можно поменять число гостей и платите ли вы за тех, кто не пришёл. Если за каждое пустое место берут деньги, считайте сомневающихся строже, а если заказ можно поправить за день-два, «пока не знаю» лучше дожать лично, чем гадать.

Частые ошибки в приглашениях на корпоратив

• «Явка обязательна» в приглашении на вечер после работы. С такой строкой приходят отбывать номер.
• Нет времени окончания, и тот, кому забирать детей или ехать за город, просто не пойдёт.
• Ни слова о парах. Одни приходят вдвоём, другие потом обижаются, что их не позвали.
• Филиалы узнают о празднике из фотографий в корпоративном канале. Если вечер только в головном офисе, остальным нужен свой формат или хотя бы общая трансляция.
• Обязательное поле «аллергия». Хватит необязательного «что убрать из меню» без объяснения причин.
• Ответы реакциями в чате: по сердечку не понять, придёт человек один или вдвоём и что ему нельзя есть.
• Одно напоминание на всех. Ответившие злятся на лишнее письмо, молчуны теряются в общем потоке.

Частые вопросы

Как написать приглашение на корпоратив коллегам?

Начните с повода и даты, дальше время начала и окончания, место, кого зовут, дресс-код и срок ответа со ссылкой на форму. Для письма от директора подойдёт официальный тон, для чата команды короткий и тёплый.

За сколько дней рассылать приглашение на новогодний корпоратив?

Приглашение со ссылкой на форму отправляют за три-четыре недели до праздника, а короткое «сохраните дату» ещё раньше, в начале ноября. В декабре у людей много планов, а у площадок много заказов.

Как узнать, сколько человек придёт на корпоратив?

Попросите отметиться в форме с вариантами «да», «нет» и «пока не знаю» и вопросом, придёт ли человек с парой. Поставьте срок ответа, напомните тем, кто молчит, а неуверенных при расчёте считайте частично, например половину.

Можно ли собрать ответы на приглашение бесплатно?

Да. На бесплатном тарифе WebAsk 100 ответов в месяц, логика ветвлений, письмо о каждом ответе и выгрузка в Excel. Для компании до ста человек этого достаточно.

Звать ли на корпоратив с парами и детьми?

Это решает компания, исходя из бюджета и формата. Решение напишите прямо в приглашении, иначе каждый поймёт его по-своему. Если праздник семейный, спросите в форме, сколько будет детей и сколько им лет.

Обязан ли сотрудник идти на корпоратив?

Если праздник проходит после рабочего дня, это личное время человека, и обязать его прийти нельзя. Поэтому в приглашении зовут, а не вызывают, и ответить «нет» в форме должно быть так же просто, как «да».

Что делать, если коллега не ответил до срока?

Написать ему лично одной строкой со ссылкой на форму. Если ответа нет и после этого, в заказ его не включайте, но предупредите площадку, что гостей может оказаться на одного-двух больше.

Нужно ли спрашивать про аллергию?

Достаточно необязательного вопроса «что убрать из меню» с вариантами и полем для своего ответа. Причину и диагноз не спрашивайте: сведения о здоровье относятся к особой категории персональных данных.