Сервисы КЭДО: 6 платформ кадрового документооборота, цены и что смотреть вместо них

Цены на кадровый электронный документооборот у всех, кто их публикует, укладываются в разброс двенадцать процентов, так что выбирать по деньгам бессмысленно.

Мы прошли по страницам тарифов шести российских сервисов и выписали то, что там написано на 26 августа 2026 года. Дальше разберём, что различается на самом деле, раз цена перестала быть критерием, и напомним про четыре документа, которые закон запрещает переводить в электронный вид.

Что закон разрешает, а что оставил на бумаге

Кадровый электронный документооборот появился в Трудовом кодексе в 2021 году: федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ ввёл статьи 22.1, 22.2 и 22.3. По ним работодатель может создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге.

Но не все. Статья 22.1 прямо перечисляет исключения, и их четыре:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, которые формируются в электронном виде отдельно;
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказ или распоряжение об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе те, которые он подписывает лично.

То есть полностью безбумажной кадровой службы не получится ни с одним сервисом, и это не их недоработка, а требование закона. Если вендор обещает «сто процентов документов в электронном виде», уточните, что он имеет в виду.

Второе, что стоит знать до выбора: закон разрешает вести КЭДО двумя путями. Через собственную информационную систему работодателя, то есть через сервисы из этой подборки, или через государственную платформу «Работа в России». Второй вариант бесплатный, но функционально скромнее и живёт по своим правилам.

Как мы сравнивали

Смотрели по четырём вещам, и все четыре брали с сайтов вендоров.

Сколько стоит год на одного сотрудника. Это стандартная единица в нише: почти все считают именно так, поэтому цены хотя бы сопоставимы. Забегая вперёд, сопоставлять почти нечего.

Что входит в базовую цену, а что докупается. Вот здесь начинаются настоящие различия. У одних модули отпусков и трудоустройства входят, у других каждый продаётся отдельно, у третьих отдельная лицензия нужна кадровику и бухгалтеру.

Кто платит за электронные подписи сотрудников. Подписи нужны всем, кто подписывает, и это отдельная статья расходов, если вендор её не закрывает.

Что происходит с лицензией уволенного. Неочевидный, но дорогой вопрос: при текучести в тридцать процентов от него зависит треть годового счёта.

Обзор сервисов

Порядок не рейтинг. Сначала те, кто публикует цену, от дешёвых к дорогим, потом те, кто считает по запросу.

1. EasyDocs

Единственный в подборке, кто выложил рабочий калькулятор: считает отдельно лицензии на личные кабинеты работников, на подписантов, на кадровиков и на бухгалтеров, с диапазонами до 99 человек, от 100 до 999, от 1000 до 1999 и от 2000. Проверено на калькуляторе: 50 работников это 25 000 ₽ в год.

Главное предложение вынесено на первый экран: подключение бесплатно на год для команды до ста сотрудников или исполнителей, весь функционал без ограничений и без доплат за модули. Заявлены бесплатное внедрение с обучением, выделенный клиентский менеджер, рабочий чат в Телеграме и поддержка сотрудников круглосуточно. Есть готовое расширение для 1С:ЗУП.

2. HRlink

Четыре тарифа с понятной логикой роста. «Lite» рассчитан на компании от 1 до 70 сотрудников с простыми кадровыми процессами, которые работают в 1С. «Standard» покрывает до 1999 сотрудников и добавляет доработки по API и интеграции с Битрикс24, SSO, SAP, БОСС-Кадровиком и 1С плюс персональное сопровождение. «PRO» продаётся уже не как КЭДО, а как система взаимодействия сотрудника и компании. «Enterprise» от 2000 до 50 000 сотрудников считается индивидуально, с выделенной командой и проектным подходом.

Опрос удовлетворённости сотрудников

3. Контур.КЭДО

Точная сумма считается по заявке и зависит от числа сотрудников и способа работы: веб-версия, 1С или другая учётная система. Но условия расписаны подробнее, чем у остальных, и в них три вещи, которых больше нет ни у кого.

Первое: лицензия для кадровика и для рядового сотрудника стоит одинаково, то есть за кадровую службу не доплачиваете. Второе: лицензии уволенных автоматически передаются новым сотрудникам, а это при живой текучести заметная экономия. Третье: нет требований по минимальной сумме подключения и минимальному числу сотрудников, то есть подключиться может и компания на десять человек.

В базовую стоимость входят модули «Трудоустройство» и «Отпуска», готовые и настраиваемые маршруты согласования, шаблоны на все типы документов, массовые отправки, безлимитный обмен и неограниченный архив хранения. Заявлены единоразовое обучение без ограничения по числу сотрудников и поддержка круглосуточно.

4. VK HR Tek

Продаётся не одним пакетом, а решениями, которые докупаются по мере надобности. «КЭДО +» это кадровый электронный документооборот, график отпусков и корпоративные документы. «Портал» это новости, опросы и сообщества, то есть внутренние коммуникации. Отдельно вынесены модули приёма на работу, командировок, авансового отчёта и работы с иностранными сотрудниками.

Логика понятная: небольшой компании не нужен весь HR-цикл, и переплачивать за него не приходится. Обратная сторона в том, что итоговый счёт складывается из нескольких строк, и сравнивать его с одним тарифом конкурента труднее.

5. Saby, бывший СБИС

В комплект кадрового ЭДО входят подготовка документов для запуска, выдача электронных подписей сотрудникам и электронное подписание. Подписывать можно от приёма до увольнения, с офисными и удалёнными сотрудниками, с самозанятыми и работающими по ГПХ. Заявлены аккредитованный удостоверяющий центр, собственный центр обработки данных и интеграция с любой учётной системой.

Главное отличие в том, что КЭДО здесь один из модулей большой системы: рядом живут подбор персонала, зарплата и кадры, корпоративный портал, мотивация с геймификацией, учёт рабочего времени, видеокоммуникации и мессенджер. Это плюс, если вы автоматизируете всё сразу, и лишний вес, если нужен только документооборот.

6. Directum HR Pro

Единственный в подборке, кто цену не публикует. Формулировка на сайте прямая: цена платформы зависит от набора решений, оставьте заявку, обсудим задачи и назовём точную цифру.

Продукт собран из отдельных решений: кадровый ЭДО, отпуска, приём на работу, командировки. Позиционируется как экосистема цифровых решений для управления персоналом, то есть закрывает кадровые задачи на единой платформе, а не подключается сбоку к существующим процессам.

Платформы корпоративного обучения: цены и сравнение

Сравнительная таблица

Сервис	Цена за сотрудника в год	Прайс на сайте	Чем выделяется
EasyDocs	500 ₽ при 50 работниках	да, калькулятор	год бесплатно до 100 человек
HRlink «Lite»	от 500 ₽, до 70 человек	да, вся сетка	открытая тарифная сетка
Контур.КЭДО	от 500 ₽	да, только «от»	лицензия уволенного переходит новому
VK HR Tek «КЭДО +»	от 550 ₽	да	модульная сборка
Saby	от 560 ₽	да	свой удостоверяющий центр
HRlink «Standard»	от 700 ₽, до 1999 человек	да	интеграции и API
HRlink «PRO»	от 1200 ₽	да	уже не КЭДО, а HR-платформа
Directum HR Pro	по запросу	нет	платформа целиком

Цены проверены на сайтах вендоров 26 августа 2026 года и с тех пор могли измениться. Перед решением сверяйтесь с их страницами тарифов.

Почему все стоят одинаково и что смотреть вместо цены

Пять сервисов из шести на входном тарифе укладываются в 500 до 560 ₽ за сотрудника в год. Разброс двенадцать процентов. Для сравнения, в соседней нише платформ корпоративного обучения цены на ста сотрудниках различаются больше чем вдвое.

Рынок сошёлся в одну точку, и это меняет логику выбора. Считать надо не цену за сотрудника, а годовой счёт под ваш сценарий. Вот из чего он складывается сверх базовой цифры.

Текучесть. Если за год у вас сменилось тридцать процентов штата, вопрос о лицензии уволенного перестаёт быть теоретическим. Контур пишет, что передаёт её новому сотруднику, остальные об этом молчат, значит нужно спрашивать. На сотне человек это разница около пятнадцати тысяч рублей в год на ровном месте.

Кто ещё платит, кроме рядовых сотрудников. У EasyDocs лицензии на кадровиков и бухгалтеров считаются отдельно от кабинетов работников. У Контура кадровик стоит столько же, сколько сотрудник. При кадровой службе из пяти человек это опять же разница в счёте.

Подписи. Электронная подпись нужна каждому, кто подписывает. У Контура неквалифицированные подписи бесплатны, у Saby выдача входит в комплект, у EasyDocs цена зависит от типа подписи. Если вендор про подписи молчит, спросите отдельно.

Модули. У Контура отпуска и трудоустройство в базе, у VK каждый модуль отдельно. Прикиньте, какие сценарии вам нужны в первый год, и запросите расчёт именно под них, а не под голый обмен документами.

Порог подключения. Контур прямо пишет, что минимальной суммы нет. У остальных не заявлено. Для компании на двадцать человек это первый вопрос, который надо задать.

Как переходить, чтобы не встало

КЭДО ломается не на технике, а на людях: система куплена, а сотрудники не подписывают. Три вещи, которые стоит предусмотреть заранее.

Согласие обязательно, и его надо получить. Перевод на электронный документооборот требует согласия работника, и это отдельная кампания, а не пункт в приказе. Тем, кто устраивается впервые после 31 декабря 2021 года, согласие не требуется, но остальным нужно объяснять и уговаривать.

Смешанный режим будет дольше, чем планировали. Часть людей не согласится, часть документов останется на бумаге по закону. Кадровая служба какое-то время работает в двух режимах сразу, и это стоит заложить в оценку.

Спросите людей, что не работает. Через месяц после запуска короткий опрос покажет, где сотрудники спотыкаются: не заходят в приложение, не понимают, что подписывают, не находят документ. Это чинится настройкой, но только если вы об этом узнали.

Такой опрос собирается в любом конструкторе, у нас это WebAsk: пять-семь вопросов, ссылка в рабочем чате, ответы в отчёте со срезами по подразделениям. Какие вопросы работают, разобрано в материале про анкету обратной связи, а если замер регулярный, пригодится разбор опроса удовлетворённости сотрудников.

Что спросить у вендора до покупки

• Что происходит с лицензией сотрудника, который уволился в середине года
• Считаются ли кадровики и бухгалтеры отдельно от рядовых сотрудников
• Какие подписи входят в цену, а какие оплачиваются сверху
• Какие модули входят в базовый тариф, а какие докупаются
• Есть ли минимальная сумма подключения и минимальное число сотрудников
• Как устроена интеграция с вашей учётной системой и сколько она стоит
• Что происходит при превышении числа сотрудников в середине года
• Сколько длится внедрение и кто его делает с вашей стороны
• Где хранится архив, сколько лет и что будет с ним, если вы уйдёте

Частые вопросы

Какие документы нельзя перевести в электронный вид?

Статья 22.1 Трудового кодекса называет четыре исключения: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Всё остальное можно.

Сколько стоит КЭДО на 100 сотрудников?

По ценам с сайтов на август 2026 года входные тарифы дают от 50 000 до 56 000 ₽ в год, то есть 500 до 560 ₽ за сотрудника. У EasyDocs первый год для команды до ста человек заявлен бесплатным. Итоговый счёт зависит от модулей, подписей и того, считаются ли кадровики отдельно.

Можно ли вести КЭДО бесплатно?

Да, через государственную платформу «Работа в России»: закон разрешает этот путь наравне с коммерческими сервисами. Функционально она скромнее, чем платные системы, и работает по своим правилам, но денег не стоит. У EasyDocs бесплатен первый год для команды до ста человек.

Нужно ли согласие сотрудника на переход?

Для тех, кто уже работает, да. Для тех, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2021 года, согласие не требуется. На практике сбор согласий это отдельная кампания, и её стоит закладывать в сроки внедрения.

Чем КЭДО отличается от обычного электронного документооборота?

Обычный ЭДО это обмен документами с контрагентами: счета, акты, накладные. Кадровый работает внутри компании, между работодателем и работником, и регулируется отдельными статьями Трудового кодекса. Требования к подписям и хранению у них разные.

Сколько хранить электронные кадровые документы?

Сроки те же, что и для бумажных, и по части кадровых документов они очень длинные. Это стоит обсудить с вендором отдельно: спросите, где лежит архив, входит ли хранение в цену и что произойдёт с ним при расторжении договора.

Что делать, если сотрудник отказался от КЭДО?

Продолжать вести его документы на бумаге. Отказ не основание для санкций, и кадровая служба какое-то время работает в двух режимах. Долю отказавшихся имеет смысл замерить и понять причины, обычно дело в непонимании, а не в принципиальной позиции.