График отпусков на 2027 год: как собрать пожелания сотрудников и не сорвать срок

В середине ноября кадровик рассылает общую таблицу «впишите даты отпуска», и к пятнице вторую половину июля в ней уже заняла половина отдела.

Остальные подстраиваются под первых, двое не отвечают вовсе, а руководитель замечает дыру в команде в тот день, когда график пора подписывать. Дальше две недели переписки, а в феврале даты начинают уезжать переносами. Ниже порядок, при котором эта история не повторяется: календарь на осень 2026 года, форма для пожеланий, правило пересечений, о котором договариваются до сбора, и перенос готовых ответов в Т-7.

Что требует закон

График отпусков обязателен и для работодателя, и для работника, так прямо сказано в статье 123 Трудового кодекса. Утвердить его нужно не позднее чем за две недели до начала календарного года, поэтому график на 2027 год подписывают не позже 17 декабря 2026 года. Если в компании есть первичная профсоюзная организация, проект сначала уходит ей: на мотивированное мнение у профсоюза пять рабочих дней (статья 372). Если профсоюза нет, этот шаг пропускается.

Учитывать пожелания сотрудников закон не заставляет, график утверждает работодатель. Но график, составленный без них, потом переписывают весь год. И есть люди, чьи даты обсуждать нельзя вовсе: одни выбирают время отпуска сами, у других оно привязано к чужому графику. Их ставят первыми.

• Работники до 18 лет: 31 календарный день в удобное время (статья 267)
• Родители, у которых трое и больше детей до 18 лет, пока младшему не исполнилось 14 (статья 262.2)
• Один из родителей ребёнка-инвалида до 18 лет (статья 262.1)
• Муж, пока жена в отпуске по беременности и родам (статья 123)
• Женщина перед отпуском по беременности и родам, сразу после него или после отпуска по уходу за ребёнком (статья 260)
• Совместители: им отпуск дают одновременно с отпуском на основной работе (статья 286)

Ещё несколько категорий выбирают время по отдельным законам: ветераны боевых действий, почётные доноры, супруги военнослужащих, которые уходят в отпуск вместе с мужем или женой. Список лучше сверять по личным делам, а не по памяти.

Четыре правила ломают график чаще остальных. Право на первый отпуск появляется после шести месяцев работы, раньше только по договорённости или для отдельных категорий (статья 122). Делить отпуск на части можно, но одна из частей должна быть не короче 14 календарных дней (статья 125). Праздники внутри отпуска в его дни не входят, и отпуск на них удлиняется (статья 120). А оставлять человека без отпуска два года подряд запрещено (статья 124), так что неотгулянные дни прошлых лет в новом графике не откладывают.

За отсутствие графика или его нарушение отвечают по статье 5.27 КоАП: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей для компании. Повторное нарушение стоит от 10 000 до 20 000 и от 50 000 до 70 000 рублей соответственно.

Календарь на осень 2026 года

Сам сбор пожеланий занимает три недели. Дольше тянется всё, что после него: сверка с руководителями, разговоры с теми, кто не ответил, мнение профсоюза. Поэтому начинать лучше в первых числах октября, тогда к 17 декабря остаётся неделя запаса на споры.

1. С 1 по 16 октября Договориться о правилах: сколько человек из команды могут отдыхать одновременно, кто получает даты первым, до какого числа принимаются ответы. Собрать форму и показать её двум-трём руководителям.
2. С 19 октября по 6 ноября Сбор пожеланий: три недели, но рабочих дней в них 14, потому что 4 ноября выходной. Напоминание уходит в понедельник второй и третьей недели, а 6 ноября в 18:00 форма закрывается сама.
3. С 9 по 27 ноября Сверка. Кадровик сводит ответы в таблицу, отмечает недели, где отдыхает больше людей, чем договорились, и разбирает их с руководителем. Тем, кто не ответил, даты предлагают сами.
4. С 1 по 8 декабря Проект уходит в профсоюз. Пять рабочих дней считают со дня получения, так что на проект, отправленный 1 декабря, ответ должен прийти не позже 8-го. Если профсоюз не согласен, понадобятся дополнительные консультации, и неделя запаса уйдёт на них.
5. До 17 декабря Руководитель подписывает график. С этого дня по нему извещают сотрудников: под роспись и не позднее чем за две недели до начала отпуска.

Без профсоюза четвёртый шаг выпадает. Освободившуюся неделю лучше отдать сверке: она всегда занимает больше, чем планировали.

С январскими отпусками эти две недели приходятся на праздники. Срок считают по календарю, праздничные дни его не удлиняют, поэтому об отпуске с 11 января нужно предупредить до 28 декабря.

Форма для пожеланий вместо общей таблицы

У общей таблицы три изъяна. Люди видят чужие даты и подстраиваются: кто вписался первым, тот и забрал июль, а остальные даже не называют настоящих желаний. В таблице нет времени заполнения, и правило «кто раньше подал» проверить нечем. А правят её все одновременно, поэтому к концу сбора у кадровика три версии файла и строчка, которую кто-то случайно стёр.

Форма собирает ответы по отдельности: сотрудник видит только свои вопросы, у каждого ответа есть дата и время, а итог выгружается в Excel одной таблицей. Вот что в ней спросить.

Вопрос	Тип вопроса	Зачем
ФИО и отдел	«ФИО» и выпадающий список или скрытые переменные в ссылке	Сопоставить ответ со штатным расписанием без опечаток
Одним отпуском или частями	Выбор одного варианта	От ответа зависит, сколько блоков с датами покажет форма
Дата начала каждой части	«Дата и время»	Даты приходят в одном формате, а не «после майских»
Сколько дней в каждой части	Числовой ответ	Конец отпуска кадровик посчитает сам, с учётом праздников
Запасной вариант для самой длинной части	«Дата и время» и числовой ответ	Главный вопрос формы: он снимает пересечения без переговоров
Насколько жёсткие даты	Можно сдвинуть на неделю, на месяц, нельзя	Видно, кого двигать в первую очередь
Есть ли право выбрать время по закону	Да, нет, не знаю	Льготников ставят первыми, основание сверяют по личному делу
Работаете ли по совместительству	Да или нет, при «да» даты отпуска на основной работе	Отпуск по совместительству дают одновременно с основным
Комментарий	Поле ввода, необязательное	Билеты уже куплены, свадьба, экзамены у ребёнка

Не спрашивайте, откуда у человека льгота. Число детей, инвалидность ребёнка и знак почётного донора уже лежат в личном деле. В форме хватит ответа «да», остальное кадровик сверит по документам, и в выгрузке не окажется лишних персональных данных.

Подставьте то, что уже известно. ФИО, отдел и табельный номер можно передать прямо в ссылке, скрытыми переменными. Сотруднику не придётся их вводить, а кадровику ловить опечатки. Переменную можно вывести и в заголовке вопроса через символ @: «Ольга, на 2027 год у вас 31 день отпуска». Персональные ссылки собираются формулой из штатного расписания, а кириллицу в них кодирует функция КОДИР.URL в Excel или ENCODEURL в Google Таблицах.

Форма закроется сама. В настройках опроса есть лимит по времени: после 6 ноября 18:00 форма перестанет принимать ответы, и опоздавшие придут к кадровику сами. Если ссылка может уйти за пределы компании, включите доступ по паролю.

Основу можно взять из шаблона «Заявление на оформление отпуска»: блок о сотруднике и выбор дат там уже есть. Вопросы о планах на отдых и об отпускных для графика лишние, их лучше удалить, а запасной вариант и жёсткость дат добавить. Письмо со ссылкой пишите коротко: срок, ссылка и одна фраза о том, зачем это самому сотруднику. Например, что при равных условиях даты получает тот, кто ответил раньше.

Приглашение на опрос: 15 готовых текстов для письма и мессенджера

Как развести пересечения в отделе

Правило пересечений договаривают до сбора, а не после. Когда оно объявлено заранее, перенос чьих-то дат выглядит как применение правила. Без правила тот же перенос читается как решение начальника, которому этот сотрудник меньше нравится.

В правиле две части. Первая это лимит: сколько человек могут отдыхать одновременно. Для отдела продаж из десяти человек часто берут троих, у поддержки со сменами считают не людей, а покрытие каждой смены. Отдельно помечают пары, которые заменяют друг друга: если в компании два расчётчика зарплаты, в отпуск они уходят по очереди при любом лимите.

Вторая часть это очерёдность. Мы советуем такую:

1. Сотрудники, которые выбирают время по закону. Их даты не обсуждаются.
2. Те, у кого в прошлом году не было летнего отпуска. Кто в 2026 году отдыхал в июле, в 2027-м уступает.
3. Все остальные в том порядке, в каком прислали форму.

Каждый по очереди встаёт на свои даты, если на этих неделях ещё есть место. Если места нет, встаёт на запасной вариант из формы. И только когда занят и он, кадровик идёт разговаривать.

Так это выглядит в отделе из десяти человек с лимитом три. По пожеланиям на неделях с 12 и с 19 июля отдыхают по пять человек. Ольга выбирает время по закону, у неё трое детей, поэтому её даты остаются. Марат, Ирина, Елена и Тимур прошлым летом не отдыхали и тоже встают на свои даты. Денис, Светлана и Павел в 2026 году отдыхали летом, и к их очереди середина июля уже заполнена: все трое переезжают на запасные даты, которые сами указали в форме. Ни одна неделя не вышла за лимит, и уговаривать никого не пришлось.

Загрузку по неделям удобно считать прямо в выгрузке. Добавьте столбец с концом отпуска: начало плюс число дней минус один, и ещё по дню за каждый праздник внутри, летом это только 12 июня. Затем выпишите в строку понедельники и посчитайте под каждым, сколько отпусков задевает эту неделю:

=СЧЁТЕСЛИМН($B:$B;"<="&(E$1+6);$C:$C;">="&E$1)

Здесь в столбце B начало отпуска, в C конец, а в E1 понедельник недели. Ячейки, где число больше лимита, подсветите условным форматированием, и сверка с руководителем сведётся к разбору этих ячеек. Если подключить к форме Google Таблицы, ответы будут падать туда по мере заполнения, и перегруженные недели станут видны ещё до конца сбора.

Если человек не прислал форму, его отпуск всё равно должен попасть в график. Предложите даты на свободных неделях, отправьте их сотруднику и дайте три дня на ответ. Молчание не повод оставить строку пустой: график утверждает работодатель, а пустая строка через год превратится в человека, который два года не был в отпуске.

Как перенести ответы в Т-7

Унифицированная форма Т-7 с 2013 года не обязательна, компания может утвердить свой образец. Но многие кадровики держатся за Т-7: её графы знают и проверяющие, и 1С. Шесть граф из десяти заполняются прямо из выгрузки.

Графа Т-7	Что вписать	Откуда взять
1. Структурное подразделение	Отдел	Вопрос об отделе или скрытая переменная
2. Должность	По штатному расписанию	Из штатки, в форме не спрашивать
3. Фамилия, имя, отчество	Полностью	Вопрос «ФИО» или скрытая переменная
4. Табельный номер	Номер из учётной системы	Скрытая переменная в ссылке или ВПР по ФИО из штатки
5. Количество календарных дней	По каждой части отдельной строкой	Вопрос о числе дней
6. Дата запланированная	Начало каждой части	Дата после сверки, своя или запасная
7. Дата фактическая	Заполняют в течение года	Не из формы
8 и 9. Перенесение отпуска	Основание и новая дата	Заявление и приказ о переносе
10. Примечание	Льгота, совместительство	Ответы о праве выбрать время и о совместительстве

В шапке ставят номер, дату составления и год, на который рассчитан график. Если есть профсоюз, там же отмечают, что его мнение учтено, с датой и номером документа. Подпись руководителя под грифом «Утверждаю» ставят не позже 17 декабря. Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП или в HRM-системе, даты из выгрузки переносят туда, и печатную форму графика делают уже там.

HRM-системы: 8 российских платформ для управления персоналом и их цены

Нужна ли подпись каждого сотрудника под самим графиком, кодекс прямо не говорит, но многие кадровики её собирают: так проще доказать, что человек видел свои даты. Подпись под извещением об отпуске, наоборот, обязательна.

Когда график меняется в течение года

Подписанный график связывает обе стороны, поэтому просто передумать не могут ни сотрудник, ни компания. Даты двигают в трёх случаях.

Первый случай закон решает сам. Заболел человек в отпуске, и отпуск продлевают или переносят на срок, который работодатель определяет с учётом его пожеланий. Не выплатили вовремя отпускные или предупредили о начале позже чем за две недели, и сотрудник вправе письменно попросить перенос, а отказать ему нельзя (статья 124).

Второй случай это договорённость. Сотрудник пишет заявление, руководитель соглашается, кадровик оформляет перенос приказом и заполняет в Т-7 графы о переносе. Здесь пригодится та же форма: её копию с двумя вопросами, какие даты сдвинуть и на какие, можно оставить открытой до конца 2027 года как заявку на перенос. Само заявление человек всё равно подписывает на бумаге или в системе кадрового электронного документооборота.

Сервисы КЭДО: 6 платформ кадрового документооборота, цены и что смотреть вместо них

Третий, самый редкий: работа не отпускает. Тогда отпуск в виде исключения переносят на следующий рабочий год, но только с согласия работника, и использовать его нужно не позже 12 месяцев после окончания того года, за который он положен. Работникам до 18 лет и занятым на вредных или опасных работах так не делают: не дать им отпуск в году нельзя вовсе.

Отпуск вне графика возможен по соглашению с работодателем. Некоторым льготникам его дают по заявлению, когда понадобится, например мужу в период отпуска жены по беременности и родам: такие даты за год вперёд никто не знает. Тех, кого приняли после утверждения графика, в подписанный документ от руки не дописывают: их отпуск согласуют отдельно и вносят в график изменения приказом.

Частые вопросы

До какого числа нужно утвердить график отпусков на 2027 год?

Не позднее 17 декабря 2026 года. Статья 123 ТК требует утвердить график не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть после подписи до нового года должны остаться две полные недели.

Нужен ли график отпусков, если в компании пять человек?

Численность сама по себе роли не играет. Исключение есть только для микропредприятий, то есть до 15 работников: если с сотрудниками заключены трудовые договоры по типовой форме, порядок отпусков можно прописать в них и отдельный график не вести (статья 309.2 ТК). Остальным график нужен, даже если в штате пять человек.

Обязательно ли использовать форму Т-7?

Нет. С 2013 года унифицированные кадровые формы носят рекомендательный характер, и компания может утвердить свой образец. В нём должны быть подразделение, должность, ФИО, число дней и даты каждого отпуска.

Можно ли уйти в отпуск не по графику?

Да, если работодатель согласен: сотрудник пишет заявление, перенос оформляют приказом. Без согласия уйти можно только тем, кому закон даёт такое право, например мужу в период отпуска жены по беременности и родам.

Как перенести отпуск по графику?

По соглашению сторон: заявление сотрудника, согласие руководителя, приказ и отметка в графах о переносе. Работодатель обязан продлить или перенести отпуск, если сотрудник заболел во время отпуска, а по письменному заявлению сотрудника, если отпускные опоздали или о начале отпуска предупредили позже чем за две недели.

Что делать, если сотрудник не прислал пожелания?

Поставить даты самим, на неделях, где есть запас по лимиту, и сообщить их сотруднику до утверждения. График утверждает работодатель, а оставить человека без отпуска нельзя.

Как быть с теми, кого приняли после утверждения графика?

Их отпуск оформляют по соглашению сторон, а в график вносят изменения приказом. Право на первый отпуск появляется после шести месяцев работы, раньше его дают по договорённости или тем, кому это положено по закону.