Характеристика на сотрудника: образцы с места работы, для награждения и для суда

В понедельник водитель-экспедитор Олег Тарасов приносит в отдел кадров заявление: нужна характеристика для суда, заседание в четверг. Его начальник в отпуске, а кадровик видел Олега дважды: на собеседовании и на новогоднем корпоративе.

Проще всего открыть шаблон из интернета и вписать «ответственный, коммуникабельный, пользуется уважением коллектива». Только под этими словами нет ни одного факта, и такую бумагу читают как формальность. Толковая характеристика устроена наоборот: в ней цифры, даты и случаи из работы, а прилагательные можно пересчитать по пальцам. Собрать такую реально за три рабочих дня, если правильно спросить руководителя.

Кто просит характеристику и в какой срок её выдать

Чаще всего характеристику просит сам сотрудник: для суда, конкурса или нового работодателя. Иногда документ запрашивают напрямую суд, следователь или министерство, которое рассматривает награду. А бывает, что бумага нужна самой компании: решают, кого повысить или включить в кадровый резерв. Такую внутреннюю бумагу называют служебной характеристикой.

Единой формы нет, бланк закон не утверждает. Пишут в свободной форме на бланке организации и укладываются в одну страницу.

Отдельной обязанности выдавать характеристику в Трудовом кодексе тоже нет. Есть статья 62: по письменному заявлению работника компания бесплатно выдаёт документы, связанные с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Характеристики в перечне нет, но он заканчивается словами «и другое», и выдавать её принято по тем же правилам. Спорить из-за одной страницы текста дороже, чем её написать, поэтому лучше держать тот же срок. Чтобы не гадать, входит ли в него день подачи заявления, считайте, что входит.

Из чего состоит характеристика

Порядок частей почти везде одинаковый, и менять его незачем: тот, кто проверяет документ, ищет нужное на привычном месте. Сверху реквизиты, внизу подпись, между ними рассказ о человеке: кто он, что делает и чего добился.

1. Шапка. Бланк организации, исходящий номер и дата. Номер из журнала исходящих пригодится, если потом придётся показать, что и когда выдали.
2. Кто этот человек. ФИО полностью, должность, подразделение, с какого времени работает. Дату рождения и образование добавляют, только если их требует адресат, например наградная комиссия.
3. Что делает и чего добился. Обязанности в двух-трёх предложениях, дальше результаты с цифрами и датами. Это главная часть, на неё уходит почти половина страницы.
4. Деловые качества. Два-три качества, и у каждого случай из работы. Фраза «умеет договариваться» ничего не доказывает, а «сохранила 36 клиентов из 38 после повышения тарифов» говорит сама за себя.
5. Поощрения и взыскания. Грамоты, благодарности, премии по приказу, обучение. Из взысканий только действующие, про это ниже.
6. Куда выдана. «Для представления в суд», «для представления к награждению» или «по месту требования».
7. Подпись. Подписывает руководитель организации или сотрудник, которому он это поручил приказом или доверенностью, рядом нередко подписывается непосредственный начальник. Печать ставят, если она есть: с 2015 года ООО и АО вправе работать без неё.

Текст пишут в третьем лице: «работает с 2021 года», «отвечает за поставки», «в 2025 году выполнила план на 112%». Первое лицо оставьте рекомендательному письму. Это другой документ, хотя их постоянно путают.

Чем отличаются	Характеристика	Рекомендательное письмо
Зачем нужна	Описать человека для конкретной инстанции	Порекомендовать его новому работодателю
От чьего лица	От компании, в третьем лице	От автора, часто в первом лице
Кто подписывает	Руководитель организации или уполномоченный сотрудник	Тот, кто рекомендует, иногда с телефоном для звонка
Что внутри	Стаж, результаты, поощрения и действующие взыскания	Только хорошее: за что автор ценит человека
Кто может запросить	Сотрудник, суд, следователь, сама компания	Сам сотрудник

Если уходящий сотрудник просит «характеристику для нового места», уточните, что ему нужно на самом деле. Часто это рекомендательное письмо, и тогда лучше, чтобы руководитель написал его от своего имени.

Как получить у руководителя факты, а не эпитеты

Лучше всех человека знает непосредственный руководитель: он видит его работу каждый день. Но на просьбу «набросать пару слов» он пришлёт пять прилагательных: ответственный, исполнительный, неконфликтный, обучаемый, пунктуальный. Из таких слов документ не сошьёшь, а переписываться три дня некогда.

Помогают вопросы, на которые прилагательным не ответишь. Хватает шести, и каждый ложится в свой раздел характеристики.

1. Чем сотрудник занимается? Своими словами, как объяснили бы новичку в отделе.
2. Каких результатов он добился за последний год? Нужны цифры: план, объёмы, сроки, число клиентов или проектов.
3. Какую сложную задачу он решил и как именно?
4. Какие у него сильные стороны? К каждой нужен случай из работы.
5. Были ли поощрения или замечания? Кадры сверят ответ с приказами.
6. Для чего нужна характеристика. Это поле заполняет отдел кадров, руководитель видит его в самом начале формы.

Если руководитель в отпуске, как в случае с Олегом, форму заполняет его заместитель или тот, кто ставил сотруднику задачи последние месяцы. Для более подробной формы готовые формулировки есть в анкетах оценки персонала.

74 вопроса для оценки сотрудника: готовые формулировки для анкеты

В WebAsk такую форму собирают один раз и потом отправляют ссылку при каждом новом запросе. ФИО сотрудника и цель удобно передать в самой ссылке скрытыми переменными и подставить в заголовки вопросов через символ @. Руководитель откроет форму и прочитает «Каких результатов добился Олег Тарасов за последний год?». Ответ можно получать письмом на почту, а для работы с текстом выгрузить в Word.

Чтобы уложиться в срок, форму отправляют в день заявления. Дольше всего ждут ответа руководителя, остальные шаги занимают часы.

Образец положительной характеристики с места работы

Самый частый вариант пишут «по месту требования», без конкретного адресата. Её берут на новое место работы, прикладывают к документам на конкурс или хранят на будущее. Компания, люди и цифры во всех трёх образцах вымышлены.

Посмотрите, где здесь прилагательные. «Аккуратна со сроками» стоит рядом с фактом, который это подтверждает. Без факта фразу можно было бы вычеркнуть, и документ ничего бы не потерял.

Такую характеристику часто просят перед увольнением. Тогда её удобно подготовить заранее и выдать в последний рабочий день вместе с остальными документами.

Обходной лист при увольнении: образец, шаблон и порядок передачи дел

Образец характеристики на награждение грамотой

Для государственных наград форму наградного листа утвердил Указ Президента № 1099, и характеристике там отведён отдельный пункт с прямым требованием указать конкретные заслуги. Если человека представляют к награде не впервые, пишут только то, что он сделал после предыдущего награждения. Там же отмечают, что кандидатуру рекомендовало общее собрание коллектива, совет организации или собрание участников.

У ведомственных, региональных и корпоративных грамот свои положения, но логика та же: комиссия хочет видеть, что человек сделал, когда и с каким результатом. Удобнее всего давать заслуги списком, по одной на строку, с годом в начале.

Цифры для такого списка берут из отчётов и приказов: память руководителя тут плохой помощник. Если комиссия попросит подтверждение, оно должно найтись. Там, где эффективность персонала считают регулярно, половина этой работы уже сделана.

Оценка эффективности персонала: от критериев до итогового балла

Образец характеристики для суда

В суд её приносит сам сотрудник, реже суд запрашивает документ сам: по уголовному делу, по делу об административном правонарушении, в семейном споре. Назначая наказание, суд учитывает личность человека, и отзыв с работы входит в эти сведения. Типичный случай: водитель, которого могут лишить прав.

У такой характеристики три правила:

• Пишут только о работе. О самом деле ни слова: компания знает о нём со слов сотрудника, и оценивать его не её задача.
• «Аварий по его вине не было» можно написать, только если это видно по журналу или другим документам компании.
• О снисхождении не просят. Если работа требует водительских прав или другого допуска, это указывают сухим фактом.

Что в характеристику писать нельзя

Всё, что написано в характеристике, это персональные данные сотрудника, и ограничения на них те же, что на личное дело. Большая часть запретов записана в статье 86 ТК, остальное следует из того, что документ подписывает директор и отвечает за каждое слово.

• Здоровье, национальность, религия, политические взгляды и личная жизнь. Это специальные категории персональных данных: работодатель не вправе их собирать и обрабатывать, кроме случаев, прямо предусмотренных законом.
• Членство в профсоюзе или общественной организации. Статья 86 запрещает и это, тоже с оговоркой про случаи из закона.
• Снятые и погашенные взыскания. Если за год новых взысканий не было, работник считается не имеющим взыскания (статья 194 ТК), и вспоминать старый выговор незачем.
• Оценки без фактов: «конфликтный», «безынициативный», «не умеет работать в команде». Сотрудник вправе с ними не согласиться, а подтвердить их будет нечем.
• Слухи и пересказы, всё, что известно только со слов коллег.
• Отрицательные факты с документами: взыскание по приказу, невыполненный план из отчёта, акт об опоздании. Их писать можно, если взыскание действует, а цифра подтверждается.

Кому можно отдать характеристику

Сотруднику характеристику выдают на руки под подпись в журнале. Дальше он сам решает, кому её показывать, и вопроса о передаче данных не возникает.

С третьими лицами строже. Статья 88 ТК запрещает сообщать персональные данные работника без его письменного согласия. Исключений два: угроза жизни и здоровью работника и случаи, предусмотренные федеральными законами. Поэтому на звонок нового работодателя «расскажите, как он у вас работал» без согласия отвечать нельзя, а на официальный запрос суда или следователя можно: их право запрашивать сведения записано в процессуальных законах.

На такой запрос отвечают письмом на бланке со ссылкой на его номер и дату. Копию любой выданной характеристики оставьте в личном деле. Если формулировки потом оспорят, будет видно, что именно ушло из компании.

Частые вопросы

Кто пишет характеристику на сотрудника?

Текст готовит отдел кадров по сведениям непосредственного руководителя, а подписывает директор или сотрудник, которому он это поручил приказом или доверенностью. В небольшой компании руководитель может написать всё сам.

Можно ли отказать сотруднику в характеристике?

Прямой обязанности в Трудовом кодексе нет, но характеристику обычно относят к документам, связанным с работой, которые по статье 62 выдают за три рабочих дня. Отказ легко перерастает в спор, так что проще выдать документ в срок.

Можно ли написать отрицательную характеристику?

Можно, если каждый отрицательный пункт подтверждён документом: приказом о взыскании, актом, отчётом. Снятые взыскания и оценки без фактов в неё не включают.

Нужна ли печать на характеристике?

Если у организации есть печать, её ставят рядом с подписью. С 2015 года ООО и АО вправе работать без печати, и тогда хватает подписи с должностью и расшифровкой.

Может ли сотрудник написать характеристику сам?

Так часто и делают: сотрудник готовит черновик, руководитель правит и подписывает. Но отвечает за текст компания, поэтому каждую цифру и каждый факт перед подписью сверяют с документами.

Сколько действует характеристика?

Срока действия закон не устанавливает. Характеристика описывает человека на дату подписания, поэтому для нового суда, новой награды или через год после выдачи лучше подготовить свежую.

Можно ли получить характеристику после увольнения?

Попросить можно, и отказывать незачем: сведения о работе остаются в личном деле. Срок в три рабочих дня статья 62 связывает с работниками, но держать его и для бывших сотрудников разумно.