Обходной лист при увольнении: образец, шаблон и порядок передачи дел

Сотрудник отправил рабочий ноутбук курьером, но посылка ещё в пути. В обходном листе уже стоит «сдано», хотя никто не проверил ни получение, ни комплектность.

Для чего нужен обходной лист

Обходной лист при увольнении помогает собрать сведения о том, что сотрудник передал компании и какие вопросы ещё остались. По нему HR видит, где лежат рабочие материалы, кто принял оборудование и кто должен отключить доступы. Такой лист удобен как внутренний рабочий документ: у каждого пункта есть проверяющий и понятный результат.

На бумаге ответственные сотрудники оставляют свои отметки. В электронном варианте можно вести общий реестр и получать сообщения через форму. Проверку это не отменяет: запись «ноутбук отправлен» ещё не означает, что получатель осмотрел устройство. Разделите сообщение сотрудника и подтверждение компании.

Обходной лист занимает только часть процедуры ухода. Причины увольнения и предложения сотрудника собирают отдельно, через выходное интервью. Для передачи проектов нужны имя получателя и проверяемый результат. Для разговора о причинах ухода нужно доверие. Обязательная форма с вопросами про долги и отношения с руководителем этому мешает.

Обязателен ли обходной лист при увольнении

Для обычных трудовых отношений Трудовой кодекс не устанавливает обязанность работника подписывать обходной лист. Минтруд разъяснил это в письме от 16.09.2020 № 14-2/ООГ-14959. Отсутствие подписей в листе не даёт работодателю права задерживать увольнение, выдачу документов или расчёт.

По статье 84.1 ТК РФ работодатель оформляет прекращение трудового договора приказом, знакомит с ним работника и выдаёт трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности. Расчёт производится по статье 140: обычно в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, предусмотрен срок не позднее следующего дня после его требования о расчёте. При споре о размере выплат неоспариваемую сумму нужно выплатить в установленный срок.

Работодатель вправе организовать внутренний учёт передачи: назначить сотрудников, которые принимают имущество, определить место хранения подтверждений, описать действия HR и IT. Такой порядок стоит проверить с кадровиком или юристом. Он не должен превращать подпись на обходном листе в условие реализации трудовых прав.

В статье рассматриваем общий случай для компании. Специальная служба, материальная ответственность, инвентаризация и отраслевые требования нуждаются в отдельной проверке. Подставить название учреждения в универсальный бланк для них недостаточно. Внутренний лист также не заменяет документы, которыми компания оформляет возврат имущества или передачу дел.

Что включить в лист и кто проверяет пункты

Сверьте, что сотруднику выдавали, в каких системах он работал и какие проекты вёл. Маршрут через все отделы легко превращается в обход ради обхода: сотруднику без подотчётных сумм незачем искать подтверждение о долге, которого в учёте нет. Нужную отметку сделает бухгалтер после проверки.

• Оборудование и принадлежности. Укажите устройство, инвентарный номер, комплект и получателя. IT или другой ответственный проверяет фактический возврат.
• Пропуска и ключи. Администратор принимает физические предметы; ответственный за систему доступа подтверждает отключение пропуска.
• Рабочие материалы. Руководитель проверяет, что преемник нашёл документы и открывает их со своей учётной записи.
• Проекты и обещания клиентам. Зафиксируйте текущий этап, ближайшее действие и нового владельца работы. Проверяет руководитель команды.
• Учётные записи. IT готовит передачу рабочих ресурсов и закрытие доступа по согласованному времени.
• Подотчётные суммы. Бухгалтер сверяет учёт и указывает, что требуется уточнить. Финансовые документы храните в принятой учётной системе.

Один предмет иногда требует разных проверок. Вернуть пропуск и отключить его в системе нужно даже тогда, когда за эти действия отвечают разные люди. Так же передача папки не закрывает вопрос с доступом бывшего сотрудника к ней. Разделите действия, если иначе по отметке нельзя понять, что проверено.

Не просите передать пароли, коды подтверждения и ключи API через обходной лист. Администратор меняет права и владельцев ресурсов штатными средствами системы. Когда доступ привязан к личному аккаунту сотрудника, порядок переноса нужно выяснить заранее, пока человек ещё работает в команде.

Заполненный образец обходного листа

В собственном учебном примере менеджер проектов уходит из небольшой студии. Компания, имена, номера и даты вымышлены. До увольнения часть строк остаётся открытой. По ним HR видит, у кого спросить результат и где передача застопорилась.

В образце 8 строк: 4 проверены, 2 ждут проверки, 1 остаётся в работе и 1 не относится к сотруднице. Применимых строк 7; незакрытых 3. По этим числам нельзя судить об эффективности команды: мы считаем пункты одного вымышленного листа.

Для ноутбука HR уточняет дату доставки у IT. По проекту «Берег» руководитель назначает преемника и проверяет, что тот понимает ближайшие обязательства. Почту и CRM отключают в согласованное время; заранее поставленная дата не подтверждает выполнения. В каждой открытой строке должен появиться следующий шаг и человек, у которого HR спросит результат.

Статус «Не применимо» тоже требует проверки. В примере бухгалтер сверила, что подотчётных сумм не было. Если сведения расходятся или проверяющий отсутствует, оставьте вопрос открытым и назначьте замену. Пока проверить некому, отметку о выполнении ставить рано.

Пустой шаблон для копирования

Скопируйте шаблон в текстовый документ или рабочую таблицу. Оставьте только подходящие строки и добавьте свои ресурсы. Если компания уже использует утверждённый бланк, полезные поля можно перенести в него после проверки принятого порядка.

Открыть пустой обходной лист

[Компания]. Обходной лист [код]

Сотрудник: [ФИО]. Должность: [должность]. Подразделение: [команда].

Дата увольнения: [дата]. Координатор: [имя, рабочий контакт]. Состояние на: [дата].

Пункт	Проверяющий	Статус	Подтверждение и следующий шаг	Дата проверки
[предмет, номер или рабочий ресурс]	[имя и роль]	[В работе / Ждёт проверки / Проверено / Не применимо]	[где запись о возврате; что проверить; к какому сроку]	[дата фактической проверки]

Рабочие материалы: [папки, инструкции и новый владелец]. Открытые проекты: [этап, ближайшее действие, получатель].

Доступы: [система, администратор, согласованное время отключения, подтверждение выполнения].

Незакрытые вопросы: [предмет, следующий шаг, ответственный, срок следующей проверки].

Отметки и подтверждения: [по принятому в компании порядку]. Документы о передаче: [место хранения и реквизиты].

Лист используется для внутреннего учёта. Наличие отметок не определяет сроки увольнения, выдачи документов и расчёта.

Добавьте в рабочий реестр срок следующей проверки. Дату закрытия заполняют по факту; запланированный срок нужен для напоминания координатору. Иначе рядом с ещё не полученным ноутбуком появится дата, которую следующий читатель примет за подтверждение возврата.

Как организовать передачу дел

Когда дата ухода определена, HR назначает координатора и вместе с руководителем собирает список передаваемого. Сотруднику отправляют перечень, имена получателей и удобный способ связи. Начать стоит заранее: в последний рабочий день выяснять, где находится единственный владелец клиентской папки, уже поздно.

1. Сверьте список. Сотрудник отмечает, что у него есть и какие дела ещё ведёт. Руководитель и IT дополняют сведения по своему учёту. При расхождении оставляют пояснение, вместо того чтобы выбирать удобную версию.
2. Договоритесь о передаче. Назначьте получателей материалов и имущества. Для удалённой работы заранее согласуйте способ доставки, адрес и того, кто сможет принять посылку.
3. Проверьте результат. Получатель сверяет комплект, руководитель проверяет передачу проектов, администратор подтверждает права. HR сохраняет ссылки на подтверждения и обновляет статусы.
4. Зафиксируйте остаток. По открытым строкам запишите действие, исполнителя и срок проверки. Оформление увольнения продолжайте по установленному порядку.

Для проектов передайте короткую записку: что уже сделано, какое обещание дано клиенту, где находятся материалы и какое решение предстоит принять. Преемнику нужно продолжить работу. Если он получил только папку с файлами, ему придётся заново выяснять, что клиент уже согласовал и чего ждёт.

О чём спрашивать сотрудников при увольнении

Кто примет ключи, если администратор в отпуске? Назначьте подмену заранее. Координатор договаривается с коллегой, который сможет принять предметы и проверить учёт. Сотруднику не придётся разыскивать отпускника ради отметки.

Как собрать сведения через форму WebAsk

Форма пригодится, когда сотрудник и проверяющие работают в разных местах. Она собирает сообщения в одном формате: что передано, кому и какой вопрос остался. Проверенные пункты HR ведёт в отдельном реестре. Одна отправленная анкета не означает, что все службы подтвердили передачу.

В конструкторе WebAsk для такого сбора есть текстовые поля, выбор варианта и поле даты. Создайте форму для сведений сотрудника, затем отдельную короткую форму для сообщений проверяющих. Общий код листа связывает записи; он помогает найти соответствующий случай, но не удостоверяет личность автора.

В этом варианте одно заполнение относится к одному пункту листа. В настройках разрешите повторное заполнение обеих форм: сотрудник передаёт разные предметы, а IT проверяет несколько строк. Для каждой записи нужны код листа и код пункта, чтобы сообщения о ноутбуке не смешались с передачей проекта.

Пример вопросов для сотрудника:

1. Какие коды листа и пункта вам прислал HR?
2. Что передаёте: оборудование, рабочие материалы, проекты или другое?
3. Укажите предмет или ресурс: инвентарный номер, название проекта, рабочую папку.
4. Кому и когда передали? Если передача ещё впереди, укажите договорённость.
5. Есть ли незакрытый вопрос? Что нужно сделать и с кем связаться?

Сотрудник сообщает только известные ему факты. Для доставки это номер отправления и дата. Для проекта это текущий этап и получатель. Не предлагайте ему самостоятельно поставить «Проверено» за IT или руководителя. Подтверждение запрашивают у того, кто принимал работу.

В форме проверяющего достаточно кода листа, предмета проверки, результата и пояснения. Варианты результата: «Подтверждено», «Нужно уточнение», «Не относится к сотруднику». Для подтверждения попросите реквизиты записи о возврате или ссылку на рабочий документ с ограниченным доступом. Публично открывать такую ссылку не нужно.

Код и предмет проверки сделайте обязательными вопросами. Для статуса «Нужно уточнение» настройте ветвление к пояснению: что не сошлось, какой следующий шаг нужен. Для «Не относится к сотруднику» спросите, по каким сведениям проверяющий сделал вывод. Так пропуск вопроса не будет выглядеть подтверждением.

До рассылки заполните форму за сотрудника, а затем за получателя имущества. Проверьте возврат и задержку доставки; отдельно пройдите неприменимый пункт. Найдите в ответах код листа, предмет и пояснение. По этим сведениям HR сопоставит сообщения и уточнит расхождения перед обновлением реестра.

WebAsk поддерживает просмотр ответов и экспорт в XLSX или CSV. Выгрузка удобна для сверки по коду листа. Закрепите за координатором проверку новых сообщений: автоматический сбор ответов не назначает получателя посылки и не отключает учётные записи.

Что делать с незакрытыми пунктами

Сначала выясните, чего именно не хватает. Ноутбук в пути, отсутствующая запись о его выдаче и спор о повреждении требуют разных действий. Для задержки доставки достаточно уточнить движение посылки. Для расхождения по учёту нужно поднять документы. Спор о материальной ответственности требует отдельного разбора с юристом.

У открытой строки запишите следующий шаг и дату проверки. «Разобраться позже» трудно проконтролировать. «IT проверит получение посылки и сообщит HR» задаёт предмет работы. После проверки сохраните подтверждение; если вопрос изменился, оставьте историю пояснений.

Для удалённого сотрудника организуйте возврат так, чтобы обе стороны знали состав отправления и получателя. До отключения аккаунтов передайте рабочие материалы и проверьте права преемника. Пароль от старого аккаунта не заменяет передачу владения ресурсами. Сроки доступа согласуйте с рабочими задачами и правилами безопасности компании.

Сервисы КЭДО: 6 платформ кадрового документооборота, цены и что смотреть вместо них

Сведения об уходе сотрудника не стоит размещать в общедоступном отчёте. Ограничьте круг получателей теми, кому они нужны для работы. Для обходного листа обычно достаточно рабочих идентификаторов и данных о передаче; паспорт, личная переписка и пароли здесь лишние. Срок хранения и доступ к документам определите по принятому в компании порядку.

Частые вопросы

Есть ли обязательная форма обходного листа?

Для общего случая трудовых отношений единой обязательной формы нет. Компания выбирает рабочий формат учёта передачи. Если для организации действует специальный порядок, его нужно проверить отдельно. Пример из статьи не заменяет такой порядок.

Можно ли отказаться подписывать обходной лист?

Закон не устанавливает общей обязанности работника подписывать обходной лист. Отсутствие подписи не должно препятствовать увольнению, выдаче документов и расчёту. Вопросы возврата имущества и передачи рабочих материалов рассматривают отдельно.

Кто должен собирать отметки ответственных?

Внутренний порядок определяет компания. Удобно поручить HR координацию, а получателям имущества и материалов проверку своих пунктов. Сотрудник сообщает сведения о передаче; координатор выясняет, какие подтверждения ещё не поступили.

Что делать, если сотрудник не вернул ноутбук?

Зафиксируйте ситуацию и проверьте документы о выдаче, условия возврата и фактические обстоятельства. Порядок урегулирования имущественного вопроса разберите с юристом. Незакрытая строка в обходном листе не даёт права произвольно переносить расчёт или выдачу документов.

Подходит ли онлайн-форма вместо обходного листа?

Форма подходит для сбора сведений сотрудника и проверяющих. Итоговый реестр и подтверждения HR ведёт по принятому порядку. Онлайн-ответ не заменяет подписи и документы, если они необходимы для конкретного действия.

Можно ли заполнять лист анонимно?

Для учёта передачи нужно связать сообщение с конкретным случаем и предметом. Используйте код листа и проверяйте автора подтверждения. Анонимную обратную связь о работе компании собирайте отдельным опросом, вне учёта имущества и доступов.

Как отметить пункт, который не относится к сотруднику?

Поставьте «Не применимо» после проверки и укажите основание. Например, бухгалтер сверила учёт и подтвердила, что подотчётных сумм не было. Не используйте этот статус для неизвестных сведений или спорных вопросов.