Анонимный опрос сотрудников: как настроить и не выдать людей

Анонимность ломается не там, где вы спрашиваете имя. Она ломается, когда по ответам всё равно понятно, кто отвечал.

Эта статья про то, как собрать анонимный опрос сотрудников так, чтобы он был анонимным на самом деле, и, что не менее важно, чтобы люди в это поверили. Второе сложнее первого: человек не может проверить, что вы не видите его ответ, поэтому осторожничает даже в честно настроенной форме. Ниже разберём, какие поля выдают человека, какой размер группы безопасен, что можно и нельзя показывать в отчётах и что сказать команде до рассылки.

Что выдаёт человека, даже если имя вы не спрашивали

Опасны не имена, а комбинации. Три безобидных вопроса вместе работают как удостоверение личности. Отдел, стаж и возраст в компании на сорок человек оставляют одного подходящего сотрудника, и это понимает не только HR, но и сам отвечающий.

Вот что чаще всего деанонимизирует опрос, хотя выглядит нейтрально:

• Отдел или команда при небольшом штате. В отделе из четырёх человек любой срез это почти поимённый список.
• Должность. Единственный дизайнер, единственный юрист, единственный руководитель смены узнаются с одного взгляда.
• Стаж в компании. «Работаю меньше трёх месяцев» в устоявшейся команде это один новичок.
• Город или площадка, если в нём два человека.
• Открытый вопрос. Люди пишут узнаваемо: своими оборотами, про свои проекты, иногда прямо называя фамилии. Один абзац текста выдаёт автора надёжнее любого поля.
• Время ответа. Если в отчёте видно, что ответ пришёл в 23:40, а в это время работал один человек, дальше объяснять не надо.

Отсюда правило, которое стоит держать в голове с самого начала: каждое дополнительное поле для среза уменьшает анонимность. Спрашивайте только те признаки, по которым вы действительно будете принимать решения. Поле «на всякий случай» это чистый убыток.

Сколько людей нужно в группе

Практический порог такой: меньше пяти ответов в срезе не показывают вообще. Не «показывают осторожно», а не показывают. Пять это минимум, при котором отдельный ответ не вычисляется арифметикой, и то не всегда: если в группе пять человек и четверо ответили одинаково, пятый виден.

Дальше считать надо не по штату, а по количеству ответивших. Отдел из десяти человек, где ответили шесть, это срез на шесть ответов, а не на десять. Поэтому порог проверяют после сбора, а не до него.

Опрос вовлечённости сотрудников

Что делать, если групп много и почти все мелкие. Укрупняйте: вместо шести отделов три направления, вместо пяти градаций стажа две. Терять детализацию неприятно, но срез на трёх человек это не данные, а разглашение. И предупредите об укрупнении заранее: «мы покажем результаты по трём направлениям, а не по отделам» звучит гораздо лучше, чем необъяснённое отсутствие цифр по чьему-то отделу.

Как настроить саму форму

Техническая часть проще, чем кажется, и сводится к четырём решениям.

Раздавайте одну общую ссылку, а не персональные. Персональная ссылка на каждого сотрудника удобна для контроля явки и полностью убивает анонимность: ответ привязан к адресату по определению. Если нужна и анонимность, и понимание явки, считайте явку по числу ответов относительно размера группы, а не по именам.

Не собирайте контакты. Никакой почты «чтобы отправить результаты», никакого телефона «для уточнения». Как только в форме появляется контакт, опрос перестаёт быть анонимным, и объяснять людям обратное бессмысленно, они видят поле.

Уберите обязательность с чувствительных полей. Если вы всё же спрашиваете отдел или стаж, дайте вариант пропустить. Человек, который боится, либо пропустит, либо соврёт, либо закроет форму, и последнее хуже всего.

Включите анонимный режим в самом сервисе. В WebAsk это отдельный переключатель «Анонимный опрос»: с ним IP-адрес, страна, браузер и данные устройства респондента не попадают в результаты. Важная деталь: если выключить настройку позже, ответы, собранные анонимно, останутся анонимными. То есть анонимность нельзя снять задним числом, и это как раз то свойство, на которое можно ссылаться в разговоре с командой.

И покажите анонимность людям. Рядом есть второй переключатель, «Выводить лейбл „Анонимно"»: респондент увидит в самой форме метку и пояснение, какие данные не сохраняются. Это самое дешёвое, что можно сделать для доверия: человек читает не ваше письмо, а надпись в той форме, которую заполняет прямо сейчас. Включайте его всегда, когда опрос действительно анонимный.

Проверьте, не идут ли данные на сторону. Счётчики и внешние сервисы на странице опроса собирают своё, и это отдельный разговор с тем, кто настраивал форму. Про то, как посмотреть, куда именно уходят запросы со страницы, написано в разборе что ломается у формы при ограничениях, там же список вопросов к своему айтишнику.

Что показывать в отчётах

Половина утечек происходит не в форме, а в презентации результатов. Правила простые.

• Только агрегаты: доли и средние по группе, никогда отдельные ответы с полями рядом.
• Срезы меньше пяти ответов не показывать даже руководителю этой группы. Особенно ему.
• Открытые ответы либо не показывать дословно, либо публиковать после того, как из них убрали имена, названия проектов и узнаваемые обороты.
• Не выкладывать выгрузку целиком в общий доступ. В сырой таблице строки идут подряд, и порядок сам по себе бывает подсказкой.
• Не сравнивать волны на уровне человека. «В прошлый раз кто-то из вашего отдела написал вот это» убивает доверие ко всем следующим опросам разом.

Как считать доли и распределения по шкале, чтобы не пришлось лазить в сырые ответы, разобрано в материале про работу с eNPS, а какой график подходит какому типу вопроса, в разборе графиков под тип вопроса.

Как добиться, чтобы люди поверили

Это половина задачи, и её обычно пропускают. Анонимность, в которую не верят, работает как её отсутствие: человек всё равно отвечает осторожно, и вы получаете ровные четвёрки вместо картины.

Проверить ваши слова сотрудник не может, поэтому работают не обещания, а обязательства, которые можно нарушить заметно. Скажите до рассылки, коротко и письменно:

• Кто увидит ответы. Не «никто», а конкретно: два человека из HR, руководители получают только сводку по своей команде.
• Какие срезы вы не будете показывать. Назовите порог: группы меньше пяти ответов не публикуются. Это проверяемое обещание, его отсутствие в отчёте будет видно.
• Что вы не спрашиваете. Прямо перечислите: ни имени, ни почты, ни табельного номера.
• Что будет с открытыми ответами. Если планируете цитировать, скажите заранее, что цитаты обезличат.
• Что произойдёт по итогам. Люди осторожничают ещё и потому, что не понимают, зачем это. Назовите срок, когда покажете результаты, и это надо будет сделать.

Плюс включите в форме метку «Анонимно», о которой шла речь выше: обещание в письме и надпись в самой анкете это разные по силе вещи. И самое сильное средство, которое ничего не стоит: покажите итоги прошлой волны. Один раз выполненное обещание работает лучше десяти абзацев про конфиденциальность. Если волна первая, скажите честно, что она первая.

Если в компании мало людей

Порог в пять ответов создаёт неудобную проблему: в компании на пятнадцать человек анонимность почти недостижима. Любой срез читается, а иногда узнаётся и сам ответ, потому что все знают, кто как думает. Делать вид, что опрос анонимный, в такой ситуации хуже, чем не делать его вовсе: люди поймут, что их узнали, и следующий раз отвечать не станут.

Что работает вместо этого.

Признайте это вслух. «Нас двенадцать, поэтому полной анонимности не будет, но я обещаю не обсуждать отдельные ответы ни с кем» честнее и работает лучше, чем обещание анонимности, которому никто не верит.

Убирайте срезы совсем. Никаких отделов, стажа и должностей: только общие цифры по всей компании. Тогда единственное, что можно узнать, это распределение ответов, а не кто их дал.

Спрашивайте о процессах, а не о людях. «Что мешает работать» безопаснее, чем «оцените руководителя»: первый вопрос человек ответит честно даже без анонимности, второй не ответит и с ней.

Замените опрос разговором. На двенадцати человек серия коротких встреч один на один даёт больше, чем анкета, и не требует притворяться. Опрос имеет смысл, когда людей столько, что поговорить с каждым нельзя.

Как не потерять анонимность в доставке

Форма может быть настроена идеально, а анонимность потеряться на этапе рассылки. Разберём три способа доставки.

Почтовая рассылка. Самый рискованный канал. Если система рассылок подставляет в ссылку идентификатор получателя, ответ привязан к человеку, даже если в самой форме имени нет. Проверьте, чем отличаются ссылки в двух письмах разным людям: если хвост после адреса разный, это персональные ссылки. Нужна одна ссылка на всех.

Мессенджер или рабочий чат. Ссылка общая, и это хорошо. Но если вы кинули её в чат из четырёх человек, дальше считать нечего. Рассылайте в общий канал, а не по маленьким группам, иначе группа и станет срезом.

QR-код на месте. Хорош для производства и точек, где у людей нет рабочей почты. Анонимность сохраняется, но следите, чтобы код не висел на одном рабочем месте: тогда «ответы с этого кода» это ответы одного человека. Один код на участок, а не на станок.

И общее правило для всех трёх: не напоминайте персонально. «Ты ещё не прошёл опрос» это признание в том, что вы видите, кто прошёл. Напоминайте в общий канал и цифрой: «прошли 34 из 50, ждём остальных до пятницы».

Когда анонимность мешает

Честно про обратную сторону, потому что анонимный опрос это не всегда правильный выбор.

Нельзя вернуться с уточнением. Человек написал «в моём отделе токсичная атмосфера», и всё, разговор закончен: вы не знаете, кто это и какой отдел, если не спрашивали. Если тема требует разбора конкретного случая, анонимный формат не подходит, тут нужен разговор или канал с обратной связью.

Нельзя проследить динамику по человеку. Анонимные волны сравниваются только на уровне групп. Понять, что конкретный сотрудник стал отвечать хуже, невозможно, и это правильно, но об этом надо помнить.

Не годится там, где нужна оценка конкретных людей. Оценка сотрудника по определению именная, там анонимны только оценщики, и то не все. Как это устроено, разобрано в банке вопросов для оценки сотрудника. А в exit-интервью анонимность вообще теряет смысл: человек уже уходит и известен, разбор с ним разобран отдельно в материале о чём спрашивать при увольнении.

Когда закон к вашему опросу не относится

Полезная новость: если опрос действительно анонимный, персональных данных в нём нет, а значит и требования закона о персональных данных к нему не применяются. Персональные данные это сведения, по которым человека можно определить прямо или косвенно. Нет таких сведений, нет и предмета регулирования.

Ловушка ровно в слове «косвенно», с которого начиналась эта статья. Отсутствие поля «имя» анонимности не создаёт: опрос отдела из шести человек с вопросами про должность, стаж и город определяет конкретного сотрудника. Такой опрос анонимным не является, и закон к нему применяется в полном объёме.

Ещё одно, что часто понимают неправильно: обезличивание по российскому праву не выводит данные из-под регулирования. Это одна из операций обработки персональных данных, а не выход из неё. Здесь наше право расходится с европейским, где по-настоящему анонимизированные данные из правил выпадают. Мы не юристы, и состав полей стоит показать своему, но проверить его лучше до запуска, а не после.

Опрос сотрудников: виды, вопросы, каналы

Короткий чек-лист перед запуском

Пройдите по нему до рассылки, это пять минут.

• В форме нет имени, почты, телефона и табельного номера.
• Каждое поле для среза можно объяснить решением, которое вы по нему примете.
• Ссылка общая, а не персональная для каждого.
• Для самой мелкой группы посчитано, сколько в ней людей, и решено, что делать, если ответят трое.
• Команде письменно сказано, кто увидит ответы и какие срезы не будут публиковаться.
• Назначена дата, когда вы покажете результаты.

Собрать такую форму с общей ссылкой, срезами по командам и без сбора контактов можно на странице опросов вовлечённости. Если анкета получилась длинной и вы боитесь, что её не дочитают, посмотрите заодно разбор брошенных анкет.

Частые вопросы

Можно ли считать явку, если опрос анонимный?

Можно, но не по именам. Считайте число ответов относительно размера группы: получилось 34 ответа от 50 человек, значит явка 68 процентов. Персональные ссылки, по которым видно, кто не ответил, анонимность уничтожают, и напоминать конкретному человеку «ты не прошёл» после такого уже нельзя.

Сколько человек должно быть в группе, чтобы показывать результаты?

Минимум пять ответивших, и это именно ответившие, а не численность отдела. При меньшем числе отдельный ответ вычисляется арифметикой. Если групп много и они мелкие, укрупняйте: три направления вместо шести отделов.

Что делать с открытыми ответами, они же выдают автора?

Либо не показывать дословно, только темы и частоты, либо обезличивать перед публикацией: убирать имена, названия проектов и узнаваемые обороты. И предупредить заранее, что цитаты будут обезличены, иначе люди перестанут писать в свободных полях.

Спрашивать ли отдел и стаж?

Только если вы точно будете принимать по этим срезам решения. Каждое такое поле уменьшает анонимность, а в небольшой компании комбинация отдела, стажа и должности определяет человека однозначно. Поле «на всякий случай» стоит убрать.

Нужно ли получать согласие на обработку персональных данных?

Если опрос действительно анонимный, персональных данных в нём нет, и согласие не требуется. Но проверьте, не выдаёт ли человека комбинация полей: отсутствие имени анонимности само по себе не создаёт. В спорном случае покажите состав полей своему юристу до запуска.

Что именно скрывает анонимный режим в сервисе?

В WebAsk переключатель «Анонимный опрос» убирает из результатов IP-адрес, страну, браузер и данные устройства респондента. Если выключить настройку позже, уже собранные анонимно ответы останутся анонимными, задним числом их не раскрыть. Отдельный переключатель выводит в самой форме метку «Анонимно» с пояснением, какие данные не сохраняются.

Как убедить людей, что опрос правда анонимный?

Обещаниями не получится, их нельзя проверить. Работают проверяемые обязательства: назвать, кто именно увидит ответы, объявить порог, ниже которого срезы не публикуются, перечислить, чего вы не спрашиваете, и назначить дату показа результатов. Сильнее всего действует показ итогов прошлой волны: один раз выполненное обещание убеждает лучше любого текста.