SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

Приглашения к опросу и напоминания респондентам уходят по почте. Чтобы они шли с вашего ящика или домена, конструктору нужен доступ к отправке писем - для этого служит SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), общий для интернета способ "передать письмо с сервера на сервер".

Вы либо разрешаете сервису слать письма своими силами (тогда в "От кого" будет адрес сервиса), либо подставляете параметры своего почтового сервера - и респонденты получают письма от вашего имени. В WebAsk доступны оба варианта; свой SMTP настраивается в разделе настроек и даёт, как правило, лучшую доставляемость и узнаваемость отправителя. См. также email-рассылку и уведомления

Упрощённо: SMTP описывает, как одна машина передаёт письмо другой - без него программная отправка почты невозможна.

Определение

Приложение или сервис выступает клиентом: подключается к почтовому серверу по SMTP, сообщает ему "от кого", "кому", текст и при необходимости вложения - сервер выполняет доставку. Приём писем SMTP не регулирует (для этого IMAP или POP3). В сценарии с опросами: платформа опросов - такой клиент; она шлёт приглашения, напоминания, оповещения о новых ответах. Источник отправки может быть общий (серверы сервиса, домен типа webask.io) или ваш - корпоративная почта, свой домен, релей. Связь с email-notification.

Итого: через SMTP вы даёте сервису опросов возможность отправлять письма. Номера портов, с которыми чаще работают: 25 (без шифрования), 587 (TLS), 465 (SSL).

Роль SMTP в рассылке опросов

Приглашение на опрос: 15 готовых текстов

Отправить ссылку на опрос списку адресов, выслать напоминание тем, кто не открыл или не дописал форму, уведомить владельца опроса о новом ответе или лимите - всё это исходящая почта. Её обеспечивает SMTP. При его отсутствии или блокировке письма либо не отправятся, либо пойдут в спам. Триггерная рассылка (опрос после покупки, после регистрации) тоже завязана на исходящую почту и значит на SMTP.

Отправка "от сервиса" и через ваш SMTP

Через сервис. Платформа использует собственную почтовую инфраструктуру. В поле "От" будет что-то вроде noreply@webask.io. Плюс - нулевая настройка. Минусы - отправитель чужой, часть почтовых систем к таким письмам строже; плюс суточные лимиты на количество писем.

Через ваш SMTP. В настройках вы вводите хост, порт, логин и пароль вашего почтового сервера (корпоративная почта, хостинг или релей вроде SendGrid, Mailgun). Исходящие письма идут через ваш сервер, в заголовке "От" - ваш домен. Плюсы - узнаваемый отправитель и при корректных SPF/DKIM обычно выше шанс, что письмо дойдёт до папки "Входящие". Минус - нужно иметь рабочий SMTP и верно его прописать.

При больших объёмах приглашений обычно советуют либо свой SMTP, либо интеграцию с транзакционным сервисом - так ниже риск отсева по спаму.

Параметры для подключения своего SMTP

Сервер и порт. Адрес вида smtp.yandex.ru, smtp.gmail.com и т.п., плюс порт. Для защищённой передачи обычно берут 587 (TLS) или 465 (SSL). Порт 25 без шифрования многие провайдеры режут.

Доступ. Логин и пароль, под которыми сервер вас пускает. Для Яндекса и Gmail при включённой двухфакторной аутентификации нужен не обычный пароль, а "пароль приложения" (или разрешение для приложений). См. 2FA - при 2FA для SMTP почти всегда используется отдельный пароль приложения.

Поле "От" (From). Адрес и имя, которые видит получатель. Желательно домен, с которого реально настроена отправка - иначе выше риск спама. Записи SPF и DKIM для этого домена повышают доверие почтовых систем.

Почему письма не доходят и как уменьшить спам

Причины: письмо ушло в спам, хостинг получателя отклонил, опечатка в адресе. Снизить риск: осмысленный "От" (не случайный noreply@...), настроенные SPF/DKIM, рассылка только по согласованной или актуальной базе, возможность отписаться (её обычно добавляют в шаблон письма). У многих SMTP-провайдеров есть лимиты по письмам в час/день - при планировании рассылки смотрите квоты.

Частые ошибки при настройке

Порт 25. На многих хостингах и у провайдеров он закрыт. Используйте 587 или 465.

Обычный пароль вместо пароля приложения. При 2FA в Gmail и Яндексе для доступа по SMTP нужен именно пароль приложения - основной пароль не сработает.

Нет SPF/DKIM. Письма "от" вашего домена без этих записей чаще попадают в спам. Добавьте их в DNS у регистратора.

Российские сервисы email-рассылок

Огромная рассылка через личный ящик. Gmail и аналоги ограничивают объём. На сотни и тысячи писем - корпоративный SMTP или транзакционный сервис.

Как настроить SMTP в WebAsk

По умолчанию WebAsk отправляет приглашения и уведомления своей системой. Чтобы письма шли с вашего домена и через ваш сервер - в настройках укажите хост, порт, логин, пароль и адрес отправителя. Инструкция - в справке по SMTP. После сохранения приглашения к опросу будут уходить от вашего имени, что нередко улучшает открываемость; уведомления о новых ответах также пойдут через выбранный канал.

Уведомления без SMTP: webhook

Часть сервисов поддерживает webhook: при событии (новый ответ, завершение опроса) на ваш URL уходит HTTP-запрос. Так удобно стыковать опросы с CRM, базами, мессенджерами. Но разослать приглашения списку респондентов webhook не может - для этого по-прежнему нужна почта и SMTP. Рациональная схема: приглашения - по SMTP, оповещения вам - по webhook или email.

Порты 25, 587, 465

25 - классический порт без шифрования; провайдеры и хостинги нередко его блокируют.

587 - порт с STARTTLS (шифрование после установки соединения). Оптимальный выбор для отправки.

465 - SMTPS, шифрование с первого байта. Тоже часто поддерживается.

Если отправка не идёт - убедитесь, что выбран порт, который реально открыт у вашего почтового сервера, и что файрвол его не режет.

Проверка после настройки

Отправьте себе тестовое письмо из сервиса опросов - так проверяется и авторизация, и то, не улетает ли письмо в спам. "Authentication failed" - перепроверьте логин, пароль и при 2FA использование пароля приложения. Таймаут при подключении - порт закрыт или режется файрволом; попробуйте другой порт (587/465) или уточните у провайдера. Код ошибки SMTP в логах сервиса подскажет точную причину.

Тест успешен - письмо во "Входящих" и не в спаме. Дальше можно включать рассылку приглашений. На первых порах лучше отправить ограниченной группе и оценить доставляемость и открываемость, затем масштабировать.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) - протокол, по которому отправляется email. В платформах опросов применяется для приглашений, напоминаний и оповещений. Доступна отправка "от сервиса" или через ваш SMTP для писем от вашего домена. В WebAsk свой SMTP настраивается по справке. Связанные термины: email-out, email-notification, webhook.