Как сделать онлайн-запись клиентов: ссылка, где видно только свободное время

Анна делает маникюр одна, со вторника по субботу, и раньше записывала клиенток в личных сообщениях. На одну запись уходило пять-шесть реплик: «а в четверг можно?», «в четверг только вечер», «а в пятницу утром?».

Отвечала она урывками, пока у клиентки сохло покрытие в лампе, и однажды записала двоих на одну субботу в 12:00. Теперь у Анны одна ссылка. Клиентка отвечает на три вопроса, видит только свободные окна и сама выбирает время. Анне приходит письмо, запись появляется в журнале.

Когда хватит ссылки, а когда нужна программа для салона

Запись по ссылке рассчитана на простой случай: у специалиста свой график, и клиент должен попасть в свободное время без переписки. Так работают мастер маникюра или бровист, массажист, психолог, репетитор, юрист с платными консультациями. Приложение клиенту ставить не нужно, запись открывается в браузере телефона.

Ссылки хватит, если про вас первые три пункта, и не хватит, если последние два:

• вы принимаете сами или специалистов несколько, но у каждого свой график
• до визита нужно что-то узнать: какую услугу хочет клиент, был ли он у вас раньше, что снимать
• услуги примерно одной длины или укладываются в один слот
• мастерам считают зарплату процентом от выручки
• нужны касса, склад расходников и карточка клиента с историей визитов

Последние два пункта это работа отраслевых систем для салонов. В WebAsk есть запись на время и журнал записей. Учёта оплат, остатков и карточек клиентов там нет. Салону на пять мастеров с кассой и складом нужна такая программа. Мастеру-одиночке брать её ради записи всё равно что заказывать газель под одну табуретку.

Сервисы онлайн-записи клиентов: 8 платформ, цены и кому что подходит

Как устроена запись по ссылке

Клиентка открывает ссылку и попадает в обычную анкету. Сначала отвечает на пару вопросов, потом видит календарь месяца и свободное время на выбранный день. Занятые часы, выходные и перерыв в список не попадают. Выбранный слот держится за клиенткой, пока она не нажмёт «Отправить». Тогда запись подтверждается, а время пропадает из анкеты у всех остальных.

Свободное время считается само из трёх настроек расписания: рабочих часов, длительности встречи и буфера. У Анны два рабочих интервала, с 10:00 до 14:00 и с 16:00 до 20:00. Маникюр с покрытием длится 90 минут, и ещё 30 минут после каждой клиентки уходят на уборку стола и смену инструментов. Буфер клиентка не видит, просто следующий слот начинается позже.

Получается четыре записи в день. Буфер здесь, кстати, достаётся даром: без него в интервал с 10 до 14 тоже влезли бы только две встречи, третьей не хватило бы получаса. Посчитайте так же свой график, прежде чем решать, нужен ли буфер. Если с ним влезает столько же встреч, ставьте его не раздумывая. Если на одну меньше, решайте, что вам дороже: лишняя запись в день или спокойные полчаса между клиентами.

Настройка в WebAsk по шагам

Частей у записи две. Расписание живёт в разделе «Онлайн-запись» и отвечает за время, анкета с вопросом «Запись» отвечает за то, что видит клиентка. Анна собрала обе части за вечер.

1. Расписание В разделе «Онлайн-запись» откройте «Расписания» и создайте новое с типом «Регулярное расписание». Это недельный график, слоты в нём считаются сами. Название вроде «Анна, маникюр» пригодится в журнале, где у каждого расписания свой цвет. В «Основном» задайте часовой пояс и длительность встречи.
2. Рабочие дни и перерыв Во вкладке «Доступность» включите рабочие дни и задайте часы. Обед или перерыв делается двумя интервалами внутри одного дня. Понедельник и воскресенье у Анны выходные.
3. Отпуск и праздники Даты, когда вы не работаете или работаете меньше, отмечаются в «Исключениях»: отпуск, праздники, день на курсах. Исключение перекрывает недельный график, и слотов на эти даты в анкете не будет.
4. Правила записи Здесь буферы до встречи и после неё, минимальное время до записи и горизонт, то есть на сколько дней вперёд можно записаться. По умолчанию записаться можно не позже чем за 2 часа и на 30 дней вперёд. В «Месте встречи» впишите адрес с этажом и кодом домофона: клиентка увидит его в подтверждении.
5. Анкета Создайте опрос, добавьте вопросы, которые нужно задать до визита, и в конце вопрос «Запись» из группы «Контакты». В его настройках выберите расписание и переключите имя, телефон и почту с «Не передавать» на ответы из предыдущих вопросов. Тогда клиентке не придётся вводить их второй раз.
6. Согласие и письма Имя и телефон это персональные данные, поэтому перед кнопкой отправки нужна галочка согласия на обработку. Как её добавить, описано в справке. Письмо вам о новой записи и письмо клиентке настраиваются в уведомлениях опроса.
7. Пробная запись Запишитесь сами с телефона, как это сделает клиентка. Проверьте, что время пропало из анкеты, письмо пришло, а запись появилась в журнале. Потом отмените её там же: в карточке записи есть кнопки «Перенести» и «Отменить».

Отдельное окно можно закрыть руками, не трогая весь день. Для этого в расписании есть блок «Слоты»: клик по свободному слоту закрывает его, по закрытому открывает снова, по занятому показывает запись.

Так выглядит вторая неделя Анны в понедельник утром. Из 20 слотов 16 уже заняты, а в четверг вечером Анна закрыла окно сама: у неё в это время своя запись к врачу. Клиентке, которая откроет ссылку сейчас, достанутся три окна, два во вторник и одно в среду.

Что спросить до выбора времени

Каждый вопрос перед календарём отодвигает запись ещё на один экран, поэтому спрашивайте только то, без чего визит пройдёт хуже. У Анны три вопроса, и у каждого есть причина:

• «Что делаем?» с вариантами «маникюр с покрытием», «снятие и новое покрытие», «укрепление». Все три укладываются в 90 минут, поэтому расписание одно, а Анна заранее знает, какие материалы достать.
• «Вы у меня впервые?» Новой клиентке Анна накануне пишет сама и объясняет, как найти вход со двора.
• «Как к вам обращаться и куда прислать подтверждение?» Имя, телефон и почта, их подхватит вопрос «Запись». Без почты письмо с подтверждением отправить некуда, и клиентка увидит подтверждение только на экране.

Если мастеров несколько, первым вопросом поставьте «К кому записаться?», а каждому мастеру заведите своё расписание и свой вопрос «Запись». Логические ветвления покажут клиенту календарь только выбранного мастера. В журнале записи всех мастеров видны вместе, у каждого свой цвет, а фильтр по расписаниям оставит одного.

Для мастер-класса или занятия в группе есть второй тип расписания, «Отдельные слоты»: конкретные даты и время с числом мест. Когда места заканчиваются, слот закрывается сам.

Регистрация на мероприятие: как собрать форму и не потерять участников

Куда поставить ссылку

Ссылка работает там, где клиент уже ищет, как к вам записаться. Ставить её стоит во все эти места сразу, это одна и та же ссылка:

Где	Что сделать
Сообщество во ВКонтакте	Кнопка действия со ссылкой на запись и та же ссылка в закреплённом посте
Канал в Максе	Ссылка в описании канала. На вопрос «можно записаться?» отвечайте тоже ссылкой
Яндекс Карты и 2ГИС	Ссылка на запись в поле сайта в карточке: оттуда приходят те, кто ищет мастера рядом с домом
Свой сайт	Виджет: врезка в страницу, всплывающее окно, кнопка или вкладка сбоку экрана
Рабочее место и визитки	QR-код на зеркале и на обороте визитки, чтобы клиентка записалась на следующий раз, пока сохнет покрытие

Виджет и QR-код отдельно оплачивать не нужно, они входят в любой тариф. Как отправлять ссылки в мессенджере и что учесть в Максе, разобрано в инструкции про опросы в мессенджерах.

Как сократить неявки

Неявка у мастера, который работает один, съедает целый слот. Если клиентка пропала за час до визита, окно уже никто не займёт: записаться позже чем за 2 часа до начала нельзя. Против этого работают четыре настройки и одна привычка.

• Адрес в подтверждении. Адрес с этажом и домофоном подтянется из «Места встречи», а в письмо клиентке добавьте свой телефон для переноса. Чем меньше ей искать, тем меньше шансов, что она развернётся у закрытой двери.
• Горизонт покороче. Про запись на месяц вперёд забывают чаще, чем про запись на неделю. Пропуски копятся у дальних записей? Сократите горизонт до двух-трёх недель.
• Подтверждение после проверки. Пригодится, когда по ссылке приходят случайные записи. В «Подтверждении записей» вместо «Автоматически» выберите вариант с проверкой: запись встанет в журнал, а подтвердите её вы сами.
• Предоплата через виджет онлайн-оплаты с ЮKassa в той же анкете. Самое сильное средство из списка, но оно есть только с тарифа «Премиум».
• Сообщение накануне. Вечером откройте журнал в виде «День» на завтра и напишите тем, кто записан. Попросят перенести: в карточке записи есть кнопка «Перенести», а после отмены время снова появится в анкете.

Если отмены в последний момент у вас обычное дело, уменьшите минимальное время до записи: освободившееся окно успеет занять кто-то другой. Обратная сторона: о части записей вы будете узнавать за час до прихода клиентки. В комментарии к записи удобно оставлять пометки вроде «опоздала в прошлый раз», такой комментарий видите только вы и ваша команда.

Что показывает журнал через месяц

Через четыре недели Анна посчитала записи по дням недели. В журнале для этого есть виды «Неделя» и «Список» и фильтр по расписаниям, а число мест известно заранее: 4 в день, 16 на каждый день недели за месяц.

Из 80 мест занято 67. Четверг недобрал ровно одну запись, и это то самое окно, которое Анна закрыла сама. Вторник заполнен на 56%, пятница и суббота целиком.

Полная суббота выглядит хорошей новостью, но журнал показывает только тех, кто записался. Сколько клиенток открыли анкету, не нашли субботы и ушли, в нём не видно. Это видно в статистике переходов, она есть с тарифа «Базовый»: если ссылку открывают заметно чаще, чем записываются, часть спроса уходит мимо.

На следующий месяц Анна решила попробовать две вещи. Вечер вторника, на который за месяц записались всего дважды, она перенесла на воскресенье, с 10 до 14: в «Доступности» это две правки, а слотов в неделю остаётся столько же. И по понедельникам выкладывает во ВКонтакте свободные окна на вторник со ссылкой на запись. Сработало ли, покажет тот же журнал ещё через месяц.

После визита: короткая анкета

Через две недели после визита Анна отправляет клиентке ссылку на короткую анкету, собранную в том же кабинете WebAsk: держится ли покрытие, нет ли сколов, всё ли понравилось. Двух недель как раз хватает, чтобы покрытие показало себя, а вечером того же дня всё ещё блестит и любая оценка выйдет хорошей. Готовые сценарии таких опросов собраны на странице для ногтевых студий.

Вопросов хватит трёх-четырёх: общая оценка от 1 до 5, стойкость покрытия, открытый вопрос «что улучшить» и, если хочется, порекомендует ли клиентка вас подруге. В уведомлениях можно настроить письмо по условию: оно придёт, только если клиентка поставила 1 или 2. Тогда вы позвоните ей раньше, чем она напишет отзыв на картах.

Опрос клиентов о качестве обслуживания: анкета, скрипт звонка и что делать с низкими оценками

Сколько это стоит

Вопрос «Запись» и раздел с расписаниями работают с тарифа «Базовый». Месяц на нём стоит 1 790 ₽, годовая подписка обходится в 1 530 ₽ за месяц. В тариф входит 1 000 ответов в месяц, и каждая запись это один ответ на анкету. У Анны за месяц вышло 67 записей, около 27 ₽ за каждую, и до лимита ещё далеко, даже вместе с анкетами после визита.

На бесплатном тарифе «Нулевой» записи нет. Чтобы собрать расписание и анкету и проверить их на себе, хватит пробного периода: две недели на тарифе «Премиум», карту привязывать не нужно. Как выглядит запись глазами клиента, показано на странице онлайн-записи.

Частые вопросы

Как сделать онлайн-запись клиентов без сайта?

Сайт не нужен, запись открывается по обычной ссылке. Её ставят в сообщество во ВКонтакте, в канал в Максе, в карточку на Яндекс Картах и в 2ГИС, печатают QR-кодом на визитке. Клиент открывает ссылку в браузере телефона, приложение ставить не надо.

Почему клиент не видит свободное время в анкете?

Чаще всего дело в настройках расписания. Проверьте, что включён тумблер «Приём записей», что дата не попала в «Исключения» и не лежит дальше горизонта записи. Время ближе минимального срока до записи тоже не показывается, как и дни, где уже набран лимит записей. И проверьте, что в вопросе «Запись» выбрано нужное расписание.

Как не допустить, чтобы два клиента записались на одно время?

Оставьте вместимость слота равной одной записи, так стоит по умолчанию. Занятое время сразу пропадает из анкеты, и второй клиент его просто не увидит. Для групповых занятий вместимость поднимают до числа мест.

Как сделать перерыв на обед в расписании?

Во вкладке «Доступность» задайте в одном дне два интервала, например с 10:00 до 14:00 и с 16:00 до 20:00. Время между ними в анкете не появится.

Как закрыть запись на время отпуска?

Добавьте даты отпуска в «Исключения» расписания. Недельный график на эти дни не действует, и слотов в анкете не появится. Если нужно закрыть одно окно, сделайте это в блоке «Слоты»: клик по свободному слоту закрывает его.

Можно ли вести запись к нескольким мастерам по одной ссылке?

Да. Каждому мастеру заводится своё расписание и свой вопрос «Запись», а первым вопросом клиент выбирает мастера. Логические ветвления покажут ему календарь только этого мастера. В журнале записи всех мастеров видны вместе, каждая своим цветом.

Какие вопросы задать клиенту перед записью?

Только те, без которых визит пройдёт хуже: какая услуга, был ли человек у вас раньше, имя и телефон для связи. Почта нужна, если вы хотите отправлять письмо с подтверждением. Чем длиннее анкета до календаря, тем больше людей закроют её, так и не записавшись.

Сколько записей в месяц входит в тариф «Базовый»?

В «Базовый» входит 1 000 ответов в месяц, и каждая запись это один ответ на анкету. Если у мастера четыре записи в день и пять рабочих дней в неделю, за месяц выходит около 80 записей, так что запас больше чем десятикратный.