Cost per Hire (стоимость найма)

Cost per Hire, или стоимость найма, показывает, во что компании в среднем обходится один нанятый сотрудник: все затраты на подбор за период, делённые на число наймов за тот же период. Формула простая, спорят о другом: какие затраты в неё включать.

Формула

С 2012 года для расчёта есть американский стандарт ANSI/SHRM 06001.2012. Формула в нём одна:

стоимость найма = (внутренние затраты + внешние затраты) ÷ число наймов за период

Затраты и наймы берут за один и тот же период: квартальные расходы делят на наймы квартала, годовые на наймы года.

• Внешние затраты это деньги подрядчикам: платные размещения вакансий и реклама, вознаграждение агентства, тесты и проверки кандидатов, ярмарки вакансий, дорога кандидата на собеседование и переезд, бонус за выход на работу.
• Внутренние затраты это своя команда: зарплата рекрутеров со страховыми взносами, доля времени других сотрудников HR на подбор, премии сотрудникам за рекомендацию кандидата.

Подписку на систему для рекрутинга одни компании относят к внешним затратам, другие к внутренним. В сумму она попадёт в любом случае, так что спорить о графе смысла мало, главное её не забыть.

К внутренним затратам можно добавить и время руководителей на собеседования: час руководителя стоит дорого, а собеседований на одну вакансию бывает пять и больше. Включать его или нет, решают один раз и потом не меняют.

В стоимость найма не входит то, что начинается после выхода человека на работу: адаптация, обучение, оборудование.

Пример расчёта

Компания за квартал наняла 12 человек. Счета подрядчикам: размещения вакансий 180 000 ₽, агентство за одну позицию 150 000 ₽, тесты и проверки 24 000 ₽, всего 354 000 ₽. Своя команда: рекрутер с зарплатой 120 000 ₽ в месяц, за квартал со страховыми взносами около 468 000 ₽, и две премии за рекомендацию по 30 000 ₽. Внутренние затраты вместе 528 000 ₽.

По одним счетам найм стоит 354 000 ÷ 12 = 29 500 ₽. По стандарту, вместе со своей командой, выходит (354 000 + 528 000) ÷ 12 = 73 500 ₽. Разница в два с половиной раза.

Когда подбор ведёт своя команда, её зарплата часто оказывается самой крупной статьёй. Без неё найм выглядит в разы дешевле, чем есть, и сокращать потом пытаются не то.

Считают обычно раз в квартал. Месяц для этого короток: наймов мало, и одна дорогая позиция перекашивает всю цифру. Полезнее всего не сама цифра, а её движение от квартала к кварталу, отдельно по группам позиций.

Считать по каналам и по тем, кто остался

Общая цифра по компании годится для бюджета. Решения принимают по каналам: куда вкладывать деньги в следующем квартале. Для этого прямые затраты канала делят на наймы из него.

Зарплату своей команды по каналам раскладывают редко, честно её не поделить. Но держать её в голове стоит: поток откликов с сайта вакансий съедает у рекрутера больше часов на разбор, чем три рекомендации.

Подвох в том, что часть нанятых уходит на испытательном сроке, а заплачено за них так же. Если разделить затраты канала на тех, кто испытательный срок прошёл, порядок каналов может поменяться:

По стоимости найма сайт вакансий дешевле рекомендаций: 25 000 ₽ против 30 000 ₽. Но четверо из десяти не прошли испытательный срок, и на каждого оставшегося выходит почти 41 700 ₽. Порядок перевернулся. У рекомендаций цифра не изменилась, оттуда никто не ушёл. Телеграм-каналы остались самыми дешёвыми в обоих расчётах.

Цена ожидания

О времени стоимость найма ничего не знает. Пока позиция пустая, работу не делают или делают сверхурочно, и это тоже деньги, просто в счетах их не видно. Если прикинуть, во что обходится день пустой позиции, дешёвый медленный канал иногда выходит дороже быстрого:

В примере агентство берёт 150 000 ₽ и закрывает позицию за 20 дней, сайт вакансий обходится в 30 000 ₽, но позиция висит 45 дней. К 32-му дню разница в цене найма съедена, а к 45-му сайт вакансий дороже агентства на 130 000 ₽.

Цену пустого дня каждая компания считает по-своему, и точной она не бывает. Но даже грубая прикидка показывает, в какой момент экономия на найме съедается ожиданием. Поэтому стоимость найма читают вместе со сроком закрытия вакансии. Про оба срока, Time to Hire и Time to Fill, есть отдельная карточка.

Чего метрика не показывает

• Качества найма. Дешёвый найм человека, который не справляется, обходится дороже дорогого найма сильного. Качество видно позже: по испытательному сроку, первым оценкам работы и опросу новичков через месяц-два.
• Опыта кандидатов. Отказы от оффера и плохие впечатления от собеседований в формулу не попадают, хотя удорожают следующий найм.

Частые ошибки

• Считают только счета. Без зарплаты своей команды цифра выходит в разы ниже, пример выше.
• Затраты и наймы из разных периодов. Счёт агентства пришёл в марте, человек вышел в апреле: в марте найм кажется дорогим, в апреле бесплатным.
• Массовый найм и руководители в одной цифре. Один дорогой поиск руководителя тянет вверх весь квартал, а среднее по кассиру и руководителю отдела не похоже ни на одного из них. Группы позиций считают отдельно.
• Цифру снижают любой ценой. Урезать проще всего проверки и собеседования, а расплачиваются потом уходами на испытательном сроке.
• Свою цифру сравнивают с чужой, не зная методики. Хантфлоу со ссылкой на опрос Specter Consulting Group пишет, что поиск и адаптация одного сотрудника в среднем обходятся в 250 000 ₽. Адаптация по стандарту в стоимость найма не входит, поэтому сравнивать с этой цифрой свою, посчитанную по стандарту, нельзя.

Как это сделано в WebAsk

Затраты лежат в бухгалтерии, и считать их WebAsk не будет. Он помогает с тем, без чего стоимость по каналам не посчитать: откуда пришёл каждый кандидат и почему уходят новички.

Канал удобно ловить прямо в анкете кандидата. Можно спросить «Откуда вы узнали о вакансии», а можно дать каждому каналу свою ссылку со скрытой переменной, например ?source=hh или ?source=telegram. Тогда канал попадёт в выгрузку сам, и спрашивать о нём не придётся.

Почему часть нанятых уходит на испытательном сроке, покажет опрос новичков на 30-й и 90-й день. Готовый шаблон «Оценка качества приёма на работу» спрашивает нового сотрудника, как прошёл сам найм. А где кандидаты отваливаются по дороге к офферу, разобрано в статье про воронку найма.

Коротко

• Cost per Hire = (внутренние затраты + внешние затраты) ÷ число наймов за тот же период.
• Внешние затраты это счета подрядчикам, внутренние это своя команда, прежде всего зарплата рекрутеров.
• Адаптация и обучение после выхода в стоимость найма не входят.
• Каналы сравнивают по тем, кто прошёл испытательный срок.
• Массовые позиции и руководителей считают отдельно.
• Стоимость найма читают вместе со сроком закрытия вакансии.

Воронка найма: этапы, конверсии и где теряются кандидаты HR-метрики: какие считать и откуда брать цифры

Вопросы и ответы

Что такое cost per hire?

Это средняя стоимость одного найма: все затраты на подбор за период, делённые на число нанятых за тот же период. В затраты входят и счета подрядчикам, и зарплата своей команды, которая занимается подбором.

Как посчитать стоимость найма сотрудника?

Сложить внешние затраты за период (размещения вакансий, агентства, тесты, проверки) и внутренние (зарплата рекрутеров со взносами, премии за рекомендации), а потом разделить на число наймов за тот же период. Например, 882 000 ₽ за квартал и 12 наймов дают 73 500 ₽ на найм.

Входит ли зарплата рекрутера в cost per hire?

Да, по стандарту ANSI/SHRM это внутренние затраты, и часто самая крупная их часть. Если у рекрутера есть и другие задачи, берут долю зарплаты по времени, которое уходит на найм.

Чем cost per hire отличается от time to hire?

Cost per Hire меряет деньги, Time to Hire меряет дни от отклика кандидата до принятия оффера. Их читают вместе: дешёвый найм, который тянется два месяца, может обойтись дороже быстрого, если учесть цену пустой позиции.

Сколько в среднем стоит найм сотрудника?

Единой цифры нет, она сильно зависит от позиции и методики. Хантфлоу со ссылкой на опрос Specter Consulting Group называет 250 000 ₽ на поиск и адаптацию одного сотрудника, но адаптация по стандарту в стоимость найма не входит. Надёжнее сравнивать себя с собой по кварталам и отдельно по группам позиций.

Нужно ли учитывать тех, кто ушёл на испытательном сроке?

В стандартной формуле они считаются обычными наймами. Для сравнения каналов полезен второй расчёт: затраты канала, делённые на тех, кто прошёл испытательный срок. Он показывает, какой канал дешевле на самом деле.

Как снизить стоимость найма?

Сначала посчитать её по каналам и по тем, кто остался: так видно, какие деньги уходят впустую. Дальше обычно помогают рекомендации сотрудников, отбор без лишних этапов и разбор отказов кандидатов. Экономить на проверках и собеседованиях рискованно, сэкономленное съедают уходы на испытательном сроке.