Time to Hire (время найма)

Time to Hire это число календарных дней от момента, когда кандидат попал в воронку, до момента, когда он принял оффер. Метрика показывает скорость самого отбора: без ожидания откликов и без отработки на старом месте.

Как считать

Формула короткая: из даты, когда кандидат принял оффер, вычесть дату, когда он вошёл в воронку. Если человек откликнулся 9 сентября, а согласие на оффер дал 1 октября, Time to Hire по этой вакансии равен 22 дням.

Вся сложность в первой дате. Её надо договориться фиксировать одинаково, иначе цифры разных рекрутеров не сложатся:

• входящий отклик: дата, когда кандидат прислал резюме или заполнил анкету кандидата;
• прямой поиск: дата первого контакта, когда рекрутер написал или позвонил;
• внутренний кандидат: дата, когда сотрудник подал заявку на позицию.

Вторая дата тоже требует договорённости. Отсчёт кончается на принятии оффера. Выход на работу сюда не входит: между ними отработка, и на неё рекрутинг не влияет.

По одной вакансии метрика берётся по нанятому кандидату. За месяц или квартал берут медиану по всем закрытым вакансиям. Почему именно медиану, разобрано ниже.

Три отсчёта, которые путают

Рядом с Time to Hire живут ещё две величины, и все три измеряются в днях. Из-за этого их постоянно подставляют друг вместо друга.

Метрика	Откуда	Докуда	Что показывает
Time to Fill	открытие вакансии	принятие оффера	сколько позиция стояла пустой
Time to Hire	вход кандидата в воронку	принятие оффера	скорость отбора
До выхода	принятие оффера	первый рабочий день	отработку, обычно две недели

Time to Fill всегда длиннее: в него входят дни, пока вакансия висела без подходящих откликов. Он отвечает на вопрос руководителя «когда у нас появится человек». Time to Hire отвечает на вопрос к самому процессу: насколько быстро мы решаем, когда кандидат уже есть.

Третья соседняя метрика, Cost per Hire, про деньги: все затраты на подбор за период, делённые на число нанятых. Общая таблица HR-метрик с формулами лежит в статье про HR-метрики.

Почему отчитываются медианой

Дни найма распределены несимметрично. Большинство вакансий закрывается за типичный срок, а несколько застревают: переписали требования, потерялось согласование, финалист ушёл в последний момент. Эти хвосты и ломают среднее.

На картинке модель: шестьдесят закрытых вакансий. Медиана 23 дня, среднее 27. Если убрать пять застрявших, среднее падает до 23. Четыре лишних дня в отчёте набежали из-за восьми процентов вакансий. Остальные девяносто два процента закрывались в обычном темпе.

Со средним отчёт начинает показывать не процесс, а редкие аварии. Одна вакансия, где полтора месяца согласовывали оффер, сдвигает цифру за весь месяц, и руководитель видит «найм замедлился», хотя замедлился один случай. Подробнее про то, чем медиана отличается от среднего, в отдельной карточке.

Рабочая пара показателей выглядит так: медиана Time to Hire плюс доля вакансий дольше порога, например дольше сорока пяти дней. Первое число говорит про типичный процесс, второе про аварии, и они не смешиваются.

Куда уходят дни

Одно число не говорит, что чинить. Для этого Time to Hire раскладывают по этапам воронки, и картина выходит на удивление однообразная: работы мало, ожидания много.

Работа над кандидатом занимает считаные дни: провести скрининг, поговорить, собрать финальное интервью. Остальное это паузы. Слот у нанимающего менеджера нашёлся через четыре дня. Обратную связь после интервью дали через пять. Вилку оффера согласовывали ещё четыре. Итого из 22 дней шестнадцать кандидат просто ждал ответа.

Отсюда практическое правило: сокращать надо паузы, а не этапы. Выкинуть интервью значит рискнуть качеством найма. Договориться, что менеджер отвечает по кандидату за два рабочих дня, почти ничего не стоит, а в примере выше срезает три дня из пяти на одном только этапе после интервью.

Типичные места, где теряются дни:

• интервью некуда поставить: у менеджера нет заранее выделенных слотов;
• после интервью обратную связь дают «когда будет время», срока нет;
• вилку оффера начинают согласовывать только после финала;
• в финальном решении участвует человек, который кандидата не видел.

Чего метрика не показывает

Качество найма. Быстро закрытая вакансия и удачно закрытая вакансия это разные вещи. Time to Hire легко улучшить, если брать первого подходящего, и через полгода это вернётся текучестью новичков. Поэтому рядом со скоростью держат хотя бы одну метрику результата: долю новичков, прошедших испытательный срок, или оценку от руководителя.

Тех, кто отказался. Метрика считается только по кандидатам, которые приняли оффер. Если сильный финалист ушёл к конкуренту, потому что ждал ответа неделю, в Time to Hire этой потери не будет. Её видно только по доле отказов на поздних этапах, а это уже разбор воронки найма по конверсиям.

Разницу источников. При прямом поиске отсчёт стартует позже, с первого контакта, поэтому Time to Hire у таких кандидатов выходит короче. Если доля прямого поиска выросла, метрика улучшится без всякого ускорения процесса.

Частые ошибки

• Среднее вместо медианы. Пара застрявших вакансий меняет картину всего месяца.
• Путают с Time to Fill. Отчитываются одним числом, а читают его как другое.
• Считают до выхода на работу. В цифру попадает отработка, на которую рекрутинг не влияет.
• Сравнение с рынком. У чужой цифры неизвестны точки отсчёта и состав позиций, так что это сравнение с тенью.
• Смешивают позиции. Стажёр и ведущий инженер в одной медиане дают число, которое не описывает ни того, ни другого. Считать отдельно по уровням.
• Не фиксируют дату входа. Через месяц её уже не восстановить, и метрика собирается по памяти.

Как это сделано в WebAsk

Даты этапов живут в системе подбора: если нужна сама метрика, её собирают оттуда, обзор таких систем есть в статье про ATS-системы. Опросы нужны для другого: они объясняют, откуда взялись дни.

Начинается всё с входа в воронку. Отклик можно принимать через анкету: есть готовый шаблон анкеты кандидата: ссылку на него отправляют кандидату, и отклики собираются в одном месте. Ответы выгружаются в CSV или XLSX, как описано в справке по отчётам.

Паузы глазами кандидата показывает короткий опрос после интервью и финала. Два-три вопроса вроде «на каком шаге вам пришлось ждать дольше всего», и всплывает то, чего нет в системе подбора: например, что приглашение на финал пришло в пятницу вечером на понедельник.

С другой стороны стола стоит опрос нанимающих менеджеров раз в квартал: сколько времени у них уходит на кандидатов и что мешает отвечать быстрее. Паузы на обратной связи лечатся договорённостью, и опрос помогает её получить: с цифрами на руках разговор с менеджерами идёт проще.

Коротко

• Time to Hire это дни от входа кандидата в воронку до принятия оффера.
• Отсчёт начинается с отклика, а при прямом поиске с первого контакта.
• Time to Fill считается с открытия вакансии и всегда длиннее.
• За период отчитываются медианой: застрявшие вакансии искажают среднее.
• Большую часть дней кандидат ждёт, поэтому сокращают паузы между этапами.
• Скорость держат в паре с метрикой качества найма, иначе её легко улучшить во вред.

HR-метрики: формулы и календарь замеров Вопросы для собеседования

Вопросы и ответы

Что такое Time to Hire простыми словами?

Это сколько дней прошло от момента, когда кандидат появился в воронке, до момента, когда он согласился на оффер. Метрика показывает, насколько быстро компания принимает решение по человеку, который уже нашёлся.

Как посчитать Time to Hire?

Из даты принятия оффера вычесть дату входа кандидата в воронку: дату отклика, а при прямом поиске дату первого контакта. За месяц или квартал берут медиану по всем закрытым вакансиям.

Чем Time to Hire отличается от Time to Fill?

Time to Fill считается с момента открытия вакансии, Time to Hire с момента, когда появился конкретный кандидат. Конец у обеих один, принятие оффера. Поэтому Time to Fill всегда длиннее: в нём есть дни, пока вакансия висела без подходящих откликов.

Какой Time to Hire считается нормальным?

Единой нормы нет: срок зависит от уровня позиции, рынка и числа этапов отбора, а у чужих цифр обычно неизвестно, откуда считали. Полезнее сравнивать себя с собой: медиану по одному уровню позиций за разные кварталы и долю вакансий дольше выбранного порога.

Почему лучше считать медиану, а не среднее?

Потому что распределение несимметричное: большинство вакансий закрывается за типичный срок, а несколько застревают надолго. В модели из шестидесяти вакансий пять застрявших подняли среднее с 23 до 27 дней, а медиана осталась 23.

Что такое Cost per Hire и как он связан с Time to Hire?

Cost per Hire это все затраты на подбор за период, делённые на число нанятых. Он про деньги, Time to Hire про время. Связь прямая: долгий отбор требует больше часов рекрутера и менеджеров, поэтому при росте Time to Hire обычно растёт и стоимость найма.

Как сократить Time to Hire?

Сокращать паузы между этапами, а не сами этапы. Выделить менеджеру постоянные слоты под интервью, договориться о сроке обратной связи в два рабочих дня, утвердить вилку оффера до старта поиска. Где именно теряются дни, покажет разбор метрики по этапам и короткий опрос кандидатов.